Door toepassing van Covide hebben we onze personeelsomvang kunnen beperken, terwijl het aantal producten dat we voeren een gigantische vlucht heeft genomen.

dedc

Covide Klantendag 2009 groot succes

Barneveld, woensdag 30 september 2009 - Met ruim 40 klanten hebben we een zeer succesvolle eerste Covide Klantendag beleefd.

Na een kort welkom stelde directeur Willem Massier zijn team voor. Vervolgens nam hij de aanwezigen mee op een surftocht langs de mogelijkheden van Covide 9. De nieuwe slogan 'Veel voor weinig' en het beeld ' van Suspect tot en met tevreden klant' nodigt uit om verder te praten. In samenhang met 'Slimmer werken zonder investeren!'(de titel boven onze nieuwe brochure) laat ook meteen ons dilemma zien: Wáár moeten we beginnen? Normaal gesproken beginnen we waar onze (potentiële) klant wensen heeft. In dit geval wilde Massier graag alle onderdelen kort de revue laten passeren, om te laten zien wat nu allemaal mogelijk is.

Dit zijn de verschillende invalshoeken vanwaar uit Covide meerwaarde biedt volgens Massier:
  1. Zoekmachine optimalisatie in het Covide CMS, waardoor potentiële klanten u zelf vinden.
    Een paar voorbeelden:  'metalen wenteltrap' (site met Covide CMS voor WV Trapppen) of 'mobiele toiletwagen' (site met Covide CMS voor Berg Verhuur). Het zijn slechts enkele voorbeelden van sites die met hun specifieke pagina zonder extra marketingkosten bovenaan in Google staan. Gewoon door de regels van Google toe te passen in ons systeem gekoppeld aan de specifieke kenmerken van de betreffende pagina van de klant.  
  2. De mogelijkheden van Relatiebeheer in Covide
    Het adresboek met zijn mogelijkheden
    1. van 'klik en bel', wanneer ook onze telefooncentrale is geïntegreerd. Nooit meer fouten maken bij het intoetsen van een nummer en altijd de mogelijkheid om meteen een gespreksnotitie te maken, waarin sinds enkele maanden meteen de begin- en eindtijd van het gesprek automatisch worden opgeslagen.
    2. van classificatiebeheer en op basis daarvan weer te selecteren. Wist u trouwens dat ook de mogelijkheid bestaat om het adresboek gedeeltelijk voor verschillende groepen beschikbaar te stellen? Indien er interesse voor bestaat, willen we er met alle plezier eens een training aan wijden. Via het trainingsabonnement hoeft u het volgen van trainingen om de kosten niet meer te laten. Toch?
    3. de directe toegang tot de Relatiekaart met sinds de nieuwste versie o.a. de laatste 5  contactmomenten, de mogelijkheid om contactmomenten over een bepaalde periode te verzamelen en natuurlijk de mogelijkheid om door te surfen via de blokjes zelf
    4. de Medewerkerskaart, waar je als HRM-manager alles aantreft, wat je van een medewerker zou kunnen willen weten
    5. de mogelijkheid om de getoonde kolommen zelf te kiezen of één van de andere zaken onder 'meer acties'. Betreffende de 'templates': daar gaan we later dit jaar of begin volgend nog mee aan de gang in samenhang met én een soort bibliotheek voor standaardnotities én de integratie met Office. Wie interesse heeft, kan meedenken of - als het gerealiseerd is - meedoen aan een workshop. Ook hier valt veel efficiency te winnen.  
  3. De nieuwe Projectadministratie het startpunt kunnen zijn. Van diverse klanten kregen we wensen te horen. Samen met All-Round Secretariaatsbureau heeft onze Michiel er echt een plaatje van gemaakt. Een korte rondleiding aan de hand van een testproject. U ziet hoe de agenda, de MW-kaart, de autorisatie via het gebruikersbeheer en de Projectadministratie fantastisch met elkaar samenwerken. Eind dit jaar zal hier ook Google Charts in worden geïntegreerd.  
  4. Dat is inmiddels gedaan in de Campagnemodule. Daarmee kon u al heel eenvoudig campagnes samenstellen. Zowel belcampagnes, als mailcampagnes. Denkt u er bij mailen aan, dat u vanaf 1 oktober uitsluitend mail mag sturen aan bedrijven of particulieren, die u daar toestemming toe hebben gegeven? U moet dat kunnen aantonen. De boetes kunnen oplopen tot € 450.000,--
    Vanaf vandaag hebt u in deze module echter veel meer grip op de resultaten. Van automatisch geplaatste classificaties tot en met de weergave in eenvoudig leesbare grafieken. Deze functionaliteit met grafieken zal ook terug gaan komen in de Nieuwsbriefmodule (zodat u overzichtelijk kunt zien hoeveel geadresseerden waarin geïnteresseerd zijn), als gezegd de projectenmodule (welke winst is er op een project gemaakt gekeken naar het hele team en per medewerker) en de salesmodule.
    Betreffende deze salesmodule is inmiddels een project beschreven, dat binnenkort aan één van de teams in Azië gaat worden uitbesteed.  
  5. Ook de agenda is vaak de start van werkprocessen. In Covide is het maken van een agenda-afspraak dan wel iets meer werk, maar wat u daarvoor terugkrijgt, is immens. Hier geldt echt: een kleine investering levert goud op! Nu ook de integratie met Google Apps is gerealiseerd, hebt u ook toegang tot uw Covide agenda via Google Calendar. Uiteraard geldt dat niet voor alle extra's. Wist u trouwens, dat Covide in de agenda nog een mooie functie kent ivm de integratie met Google?  
  6. Die uitgebreider integratie met Google, die vandaag beschikbaar wordt, heeft ook nieuwe mogelijkheden voor de mailvoorziening. Samen met de agenda toch de kerngebieden in groupwarefunctionaliteit. Ook als u om welke reden dan ook niet gebruik kunt maken van Covide, dan nog hebt u afspraken en mail via Google beschikbaar. Daarnaast biedt Google met haar mailservers ook de best denkbare bescherming tegen SPAM, is er niet sprake van één mailserver, maar zijn het er vele, allemaal op verschillende plaatsen in de wereld. Dat biedt u de grootst mogelijke zekerheid. Op dit moment hebben nog slechts een kleine 10 klanten aan ons opgegeven in deze krachtige samenwerking tussen Google en Covide geïnteresseerd te zijn. Met hen neem ik op korte termijn contact op. Wilt u ook meedoen, dan is een simpel mailtje voldoende om ook u te helpen.  
  7. We kunnen ook beginnen bij de veel grotere veiligheid van uw kostbare data dan u zelf of uw ICT-leverancier ooit voor u kan realiseren?
    Dan kunnen we kijken naar de plek waar onze servers staan opgesteld in de buitengewoon goed beveiligde locatie bij BIT in Ede.
    Maar ook naar de manier waarop u in Covide inlogt, waardoor er altijd een superveilige verbinding is tussen uw werkplek en uw data.  
  8. Of we starten we bij de binnenkomst in uw Covide kantoor? Uw dashboard. De plek van waaruit u het overzicht op uw werk hebt en behoudt.
    Sinds de huidige versie bestaat uw Covide dashboard uit twee gedeelten.
     
    Het bovenste deel is voor een groot deel nieuw. Nieuw zijn in elk geval het feit, dat u in plaats van het Covide logo uw eigen logo kunt plaatsen, de sinds vandaag vijf iconen die u op de hoogte houden van wijzigingen ook als u zich ergens anders in Covide bevindt.
    1. de eerste icoon biedt het totaal aan ongelezen mailtjes
    2. het tweede het totaal aan ongelezen notities
    3. het derde het totaal aan taken, die al gedaan hadden moeten zijn
    4. het vierde heeft twee getallen: het eerste staat voor nog te classificeren nieuwe supportcalls, het tweede voor de supportcalls die op jouw afhandeling wachten
    5. het vijfde icoontje tenslotte meldt het aantal projecten dat ofwel het beschikbare budget ofwel de beschikbare tijd heeft overschreden.

    Nieuw in versie 9 is hier ook de link naar de actuele Online Handleiding: de Wiki
    In Classsic op een andere plek: de zoekfunctie, de toegang tot gebruikersbeheer en 'online users'.

    Het onderste deel kende u al uit Covide Classic. Het is alleen wat beter gestyled en u kunt de blokken schuiven, zoals u dat het fijnst vindt. U kunt ook blokken verwijderen als u ze niet wilt gebruiken.  
  9. Behalve met een demo kunnen we ook van start bij de efficiencywinst die ondernemingen boeken door de fantastische mogelijkheden om samen te werken en het werk beter te organiseren? Daardoor ontstaat bijna vanzelf productiviteitswinst, waardoor Covide zich ontwikkelt als een bedrijfskatalysator.  
  10. Of wat te denken van de maandelijkse schaalbaarheid van Covide? Welke concurrent biedt zonder aanschaf- of licentiekosten zoveel diensten tegen alleen een vast abonnementsbedrag per maand per gebruiker, waarbij de klant elke maand zelf bepaalt hoeveel gebruikers hij de volgende maand wil?
  11. De laatste startmogelijkheid van een gesprek die ik u zou willen voorleggen is die van het veelbesproken 'het Nieuwe Werken'? Any time, any place hebben we zelfs een tijdlang in het logo meegedragen. Met Covide kun je immers vanaf elke plek met internet werken? Het is met o.a. het mijden van files en het ontbreken van ICT-gedoe en daarbij behorende zorgen één van de vele voordelen van een virtueel kantoor?
Massier beloofde zijn publiek heel binnenkort nieuwe filmpjes om zoveel mogelijk van het bijzondere van Covide te laten zien en verwees alvast naar  de Encyclopedie over Covide, waaraan elke dag gebouwd wordt over Covide.
Kortom: Covide, dat is heeeeeeel veel voor weinig. Want voor de basisfunctionaliteit + de Wiki + onze standaard support betaalt u maximaal slechts € 25 per gebruiker per maand. U kunt per maand opzeggen of het aantal gebruikers naar boven of beneden bijstellen. 

Voor organisaties met veel mensen, die slechts af en toe inloggen, bieden we binnenkort de mogelijkheid van concurrent users. Dat betekent, dat u maandelijks alleen betaalt voor een maximum aantal gebruikers dat tegelijk met Covide werkt. Dus voor een bedrijf dat bijvoorbeeld met 15.000 studenten werkt, betekent dat geen 15.000 gebruikers, maar dat men betaalt voor 100 gebruikers (tegelijkertijd)

Massier eindigde zijn virtuele tour met "Beste klanten. U hebt al diverse keren voorbij horen komen, dat klanten invloed hebben uitgeoefend. Ook als ik uw naam niet heb genoemd, is de kans niet gering, dat uw vragen en wensen zijn meegenomen onderweg. Want dát is ook Covide: een ongoïng open en transparant project met maximale invloed van u, onze klanten."

Een klant aan het woord
De volgende spreker was Floris de Bruin, partner in Van der Toorn Personenschade en sinds 2006 klant van Covide. De Bruin vertelde, hoe zijn bedrijf oorspronkelijk alleen voor Covide had gekozen om de interne communicatie tussen de collega's, werkzaam op verschillende locaties (Ede, Voorburg en thuis), beter te organiseren. Het samenbrengen van de verschillende informatiestromen was én lastig én niet efficiënt én de de noodzakelijke informatie was nooit op het juiste moment op de goede plaats. "Daarnaast hadden we geregeld een techneut over de vloer nodig om te zorgen dat alles goed draaide en er zeker weten betrouwbare back-ups werden gemaakt en gecontroleerd. Je moet je immers niet voorstellen, dat daar iets mee fout zou gaan. Ik kan u zeggen: ik ben geen ICT-er en mijn compagnon Rolf al helemaal niet." Kortom, de functie 'Virtueel Kantoor' was echt de aanleiding om met Covide van start te gaan. "Toen we Covide ontdekten, waren we al snel overtuigd van het feit, dat we die bestaande zorgen meteen konden vergeten. We waren het gedoe helemaal kwijt. We hebben altijd en overal nu onze relatiegegevens, communicatie en dossiers bij de hand. En het leverde ook nog eens een enorme kostenbesparing op." 

Al snel kreeg men echter in de gaten, dat er veel meer mogelijk was. Van der Toorn Personenschade begon om de processen zoals die binnen het bedrijf gangbaar waren ook proberen te realiseren binnen Covide. Met het Adresboek centraal werden de volgende stappen gezet om beter te kunnen samenwerken. De op dat moment beschikbare projectenmodule werd in overleg met Covide vervangen door een geheel nieuwe module, genaamd Declaraties. De kosten werden gelijkelijk verdeeld en zo beschikt Van der Toorn Personenschade nu over een compleet 'paperless office', zoals De Bruin het benoemde. "Als morgen ons kantoor met alles erop en eraan afbrandt, dan is dat jammer, maar niet meer dan dat. Al onze documenten staan in ons Virtuele Kantoor en zijn overal en altijd beschikbaar. Daarnaast hebben we " zo vertelde de duidelijk zeer tevreden De Bruin.

Vragen
Na het enthousiaste verhaal van de heer De Bruin, was het tijd voor vragen en nam Massier nog even extra tijd voor het thema 'performance'. Covide is van zichzelf zeer snel, betrouwbaar en veilig. Dat bleek ook tijdens deze Klantendag. Massier liet vervolgens de performancemeter zien die in Covide is gebouwd. Binnen 0.08 seconde deed de Covide server er in totaal over om de toch bepaald niet misselijke pagina met de projectkaart aan te bieden, terwijl de Laptop (anderhalf jaar oud en voorzien van Vista) 0.47 seconden nodig had. In totaal dus maar net iets meer dan een halve seconde. Massier: "Met behulp van de performancemeter kunnen we elkaar helpen als Covide ondanks alles toch eens traag lijkt. Als het op de server meer dan 4 seconden duurt, hopen we dat u bij ons aan de bel trekt. Dat vinden wij namelijk véél te lang." Op de Wiki is inmiddels de nodige aandacht aan dit thema gegeven.

Een cadeau
Net toen gastheer Massier iedereen naar de borrel en het buffet wilde dirigeren, was er nog even een onaangekondigd en mooi moment, toen kunstenaar Rick van de Linden het woord vroeg. Hij vertelde hoe hij  sinds 12 jaar door Terrazur (het bedrijf achter Covide) wordt gesponsord en dat hij graag één van zijn laatste werken als cadeau wilde aanbieden. De overhandiging gebeurde aan Christian de Vogt, de medewerker waarmee Van der Linden het meest van doen heeft. Onder luid applaus nam De Vogt het werk in ontvangst, dat inmiddels een eigen plek heeft gekregen.

En het eten en drinken?
De ontvangst was met koffie en een bijzonder gebakje in de vorm van een kipje met een ei met de toepasselijke naam  'Barneveldertjes', een initiatief van Kip4Kenia, een gezamenlijk project van Barneveldse én Keniaanse vrouwen. De lekkernij is speciaal voor dit goede doel gemaakt door Echte Bakker Van der Veer. De Barneveldse Bakker, die eerder deze week werd gekroond als 'Ondernemer van het Jaar' in Barneveld. En na het enerverende uur van presentaties werd het tijd voor de borrel met aansluitend een heerlijk buffet, dat gasten en medewerkers zich prima lieten smaken.

Tijdens deze eerste Covide Klantendag werden de foto's gemaakt door Chris Jansse. U kunt ze bekijken via dit Picassa-Album


< terug | afdrukken | tekst | Covide Klantendag 2009 groot succes

Heel veel voor weinig ...