Veelgestelde vragen met commercieel raakvlak

Veelgestelde vragen over Covide

Staat je er nog niet bij? Surf dan door naar de uitgebreide Cursus Handleiding

Filteren op Covide app


app-icon-total

app-icon-mail app-icon-address app-icon-files app-icon-m-s app-icon-projects

app-icon-calendar app-icon-todos app-icon-notes app-icon-campaign app-icon-cc-support app-icon-invoices

commercieel Commercieel

Vragen over Covide met commercieel raakvlak


Hoe veilig zijn Covide en G Suite?

Covide en G Suite (voorheen Google Apps) zijn veilig in het gebruik en beheer van alle bedrijfsgegevens. De gegevens worden opgeslagen in de Cloud op goed beheerde servers van Google en Covide, met een hoge mate van beschikbaarheid en veiligheid.

Het servernetwerk van Google is verdeeld in West-Europa en de VS. Dagelijks wordt geïnvesteerd in de beveiliging van de netwerken van servers. De netwerk servers van Google voldoen aan de aspecten Betrouwbaarheid, Vertrouwelijkheid en Beschikbaarheid vanuit WBP en WGBO. In 2011 voldeed Google aan ISAE 3402 en SSAE 16 en in 2012 is G Suite gecertificeerd op ISO 27001. Hiermee voldoet Google ook aan NEN 7510. Google en Covide voldoen ook allebei aan de nieuwe Europese wetgeving op het gebied van de privacy: de AVG/GDPR, die op 25 mei 2018 van kracht wordt.

In de praktijk log je op één plek in en heb je daarmee toegang tot zowel Covide als G Suite, omdat beiden met elkaar zijn geïntegreerd via OAuth. Je logt het liefst in via tweeweg authenticatie, omdat je dan elke keer een andere inlogsleutel krijgt, die niet eenvoudigweg kan worden ‘gekraakt’.

Daarmee is het gebruik van Covide en G Suite zeer veilig te noemen en heb je altijd de beschikking over actuele gegevens.

Wat zijn de voordelen van een geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite?

De voordelen van de geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite op een rij:

  • Kennis en informatie gebundeld in 1 systeem
  • Dossiervorming op klant-, project- en salesniveau
  • Meer overzicht en controle op de interne organisatie
  • Meer inzicht in uw klanten om klantgerichter te werken
  • Efficiënter samenwerken; altijd en overal met minder handelingen en fouten
  • Unieke e-mailafhandeling (automatische archivering, toepassing onderhanden werk)
  • Sales kansen optimaal benutten
  • Documenten kunnen delen met collega’s en klanten
  • Video vergaderen zonder kosten
  • Uw eigen TV-kanaal starten en onderhouden zonder extra kosten
  • 100% in de Cloud; Geen ICT gedoe meer, geen licentie, update en beheer kosten

Wil je meer informatie over de voordelen van Covide en G Suite? Neem dan snel contact met ons op.

Hoe draagt Covide bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat?

Covide draagt bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat door het efficiënt inrichten van bedrijfsprocessen en klantgegevens. Door de optimalisatie wordt behaald op zowel rendement als omzet. Daarnaast is het voor betrokken medewerkers hiermee veel aantrekkelijker om die betrokkenheid om te zetten in creatieve bijdragen. En tenslotte is daar klantgerichtheid; door Covide in de combinatie met betrokken medewekers als basis gezien voor elk bedrijf.

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat met behulp van goed ingezette CRM ondernemingen +/- 27% minder klantverlies leiden, teams efficiënter samenwerken en menselijke fouten worden geminimaliseerd door het automatisering van processen. Covide in de Cloud geïntegreerd met G Suite zorgt tevens voor besparing op ICT kosten en beheer.

Enkele recente onderzoeken:

  1. Het onderzoeksrapport ‘Fully engaged’, dat verscheen in januari 2016 en aantoonde, dat betrokken medewerkers voor voor liefst 516% mee inkomsten zorgen.
  2. Het Klant-tevredenheidsonderzoek 2016 door InfoQuest, dat in mei 2016 werd gepresenteerd en melding maakt van het feit, dat een 100% tevreden klant 14x meer omzet oplevert

Waarom is Covide alleen in de cloud beschikbaar?

‘In de cloud’ betekent dat het Covide systeem in de cloud wordt beheerd door de leverancier. De cloud is een netwerk van verschillende servers, waarop alle gegevens worden beheerd.

Covide verzorgt de updates en back-ups voor haar klanten, zodat je daar geen omkijken en kosten meer van hebt.

Covide (inclusief CRM) in de cloud betekent:

  • geen ICT gedoe
  • geen licentie gedoe
  • geen backup gedoe
  • geen beheerkosten meer

Is Google wel een betrouwbare partner?

De beantwoording van vraag of Google wel een betrouwbare partner is, is voor de gebruikers van Covide heel belangrijk, omdat beide platformen volledig met elkaar zijn geïntegreerd. Bij de ontwikkeling en samenwerking heeft Covide daar ook grondig onderzoek naar gedaan.

Het server netwerk van Google is verdeeld in West-Europa en de VS. Sinds 2008 werken wij nu met Google samen. In al die tijd heeft het netwerk zich bijzonder stabiel betoond. Het is altijd beschikbaar en, wanneer gebruik wordt gemaakt van dubbele authenticatie bij het inloggen, is het waarschijnlijk het meest betrouwbare en veilige systeem ter wereld.

Dagelijks wordt geïnvesteerd in de beveiliging van de netwerken van servers en voldoen de netwerken aan de aspecten Betrouwbaarheid, Vertrouwelijkheid en Beschikbaarheid vanuit WBP en WGBO. In 2011 voldeed Google aan ISAE 3402 en SSAE 16 en in 2012 is Google Apps gecertificeerd op ISO 27001. Hiermee voldoet Google ook aan NEN 7510.Google en Covide voldoen ook allebei aan de nieuwe Europese wetgeving op het gebied van de privacy: de AVG/GDPR, die op 25 mei 2018 van kracht wordt.

Google is derhalve voor Covide de best denkbare en betrouwbare partner gebleken.

Hoe bespaar ik kosten met G Suite?

Door gebruik te maken van G Suite Covide kun je kosten besparen op ICT beheer tot wel 75%. Hieronder de bespaarpunten op ICT-gebied op een rij:

  • Geen software licenties meer aanschaffen
  • Geen kosten en tijd investeren in software-updates
  • Geen extra kosten voor anti-spam of anti-pishing
  • Geen kosten meer voor een aparte IT-server ruimte
  • Geen kosten meer voor de aanschaf van servers en server software
  • Geen kosten meer voor eigen ICT-medewerkers of een in te huren extern ICT-bedrijf
  • Geen extra kosten voor het toegankelijk maken van gegevens voor thuiswerkers of gedetacheerde medewerkers
  • Een veel hogere beschikbaarheid en beveiliging dan met normale ICT te bereiken is

Naast bovenstaande bespaar punten op ICT-gebied, heeft het in gebruik nemen van de geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite ook een zeer positief effect op het rendement en de omzet. Covide ondersteunt namelijk de interne organisatie (voor meer rendement) èn optimaliseert het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Fors op kosten besparen met Covide en G Suite is daarmee een zeer haalbaar doel.

Wat moet ik installeren om gebruik te maken van Covdie en G Suite?

Om gebruik te kunnen maken van Covide en G Suite hoef je eigenlijk helemaal niets te installeren. De meeste internetters gebruiken namelijk al Chrome, de browser van Google, omdat die het snelst, handigst en veiligst in gebruik is en zichzelf automatisch update.

Wanneer je van een Chromebook gebruik maakt, hoef je zelfs helemaal niets te installeren. Met het compleet geïntegreerde systeem van Covide met G Suite kun je snel en veilig aan de slag. Door het gebruik wordt je interne organisatie en klantdomein ondersteund en kun je overal veilig werken ongeacht tijd en plaats.

Software en updates worden uitgevoerd door Covide en Google. Je bespaart daarmee fors op ICT beheer, updates, software en licenties.

Het installeren van software is dus niet nodig.

Kan ik de laatste contactmomenten met de klant zien?

Met Covide kan iedereen (met de juiste rechten) altijd de laatste contactmomenten met de klant zien in het blok ‘Historie’ op de relatiekaart. Dit blok is voor elke klant automatisch beschikbaar.

In Covide krijgt elke medewerker via de overzichtelijke relatiekaart vervolgens direct toegang tot alle bij die klant behorende gegevens en communicatie voor optimaal klantbeheer. De actuele situatie en historie van de klant beschikbaar van e-mails, notities, todo’s, projecten, sales en customer care items.

Voor optimale ondersteuning van klanten kan elke medewerker daarom niet alleen de laatste contactmomenten terugvinden, maar door koppelingen met alle 12 modules wordt er constant automatisch gebouwd aan een compleet klantdossier.

Hoe kan ik relaties overzichtelijk beheren?

Door in Covide de relaties labels of classificaties mee te geven, kun je klantrelaties overzichtelijk beheren en uitbouwen.

Voorzie daarmee je klanten alleen van informatie en advies op maat, omdat je weet welke producten de klant afneemt, in welke de klant geïnteresseerd is of waar geen interesse voor is.

Je kunt eenvoudig marketingacties opzetten en afstemmen op de klantbehoefte en er is meer inzicht in sales kansen bij huidige klanten. Met deze functionaliteit bespaar je een onnodige informatiestroom, voor meer rendement én adviseer je je klanten over de interessante producten, voor meer omzet.

Door het meegeven van labels of classificaties in Covide is behalen van rendementsverbetering en meer omzet een realistisch doel.

Kan ik in Covide alle selecties maken?

Selecties maken van je klanten is in Covide heel eenvoudig te doen via het toevoegen van classificaties op de relatiekaart of businesskaart.

Meerwaarde van het toekennen van classificaties aan relatie of businesskaart:

  • overzicht op je klanten door te selecteren op een specifieke classificatie (bijvoorbeeld: e-mailnieuwsbrief)
  • voor bepaalde gebruikers klanten afschermen in het centraal adresboek op basis van classificatie
  • e-mailarchieven opvragen gebaseerd op een classificatie, alle e-mail over deze classificatie wordt gebundeld
  • koppel business units (producten of diensten die u aanbiedt) aan classificaties, hiermee kan eenvoudig geselecteerd worden op klanten die een bepaald product/dienst afnemen
  • verstuur e-mails of nieuwsbrieven door te selecteren op classificatie, waardoor informatie wordt afgestemd op je klant en waarbij tracking kan worden toegepast

Selecties maken draagt in Covide bij aan een efficiënte ondersteuning van de interne organisatie en gerichte communicatie richting je klanten.

Kan ik in Covide urenregistratie en kilometerregistratie toepassen?

Met Covide kan urenregistratie en kilometerregistratie worden gekoppeld aan medewerkers, klanten en daaraan gekoppelde agenda afspraken en projecten.

Omdat het systeem webbased is, kan de registratie overal worden ingeveird ongeacht tijd en plaats. Zo is er altijd actueel (financieel) overzicht.

Per (deel)project kan het aantal te besteden uren en/of budget worden ingegeven, waardoor er grip word gehouden op het verloop. De alert functie in Covide wordt actief als de limieten van budget en/of uren in zicht komen.

Met Covide zijn het toepassen van urenregistratie en kilometerregistratie handige tools voor meer overzicht en controle.

Kan ik mijn agenda delen met collega’s?

Je agenda delen met collega’s kan in Covide eenvoudig en snel door het aan of uit vinken van collega’s in de module agenda. Je hebt daarmee snel een overzicht van alle agenda’s. Uiteraard kun je bij het maken van een afspraak ook meteen een uitnodiging per e-mail aan de collega’s sturen.

Daarbij biedt de agenda van Covide als extra’s:

  • afspraken maken in de agenda’s van uw collega’s of groep
  • directe synchronisatie naar de G Suite agenda en daarmee ook de synchroniserende mobiele apparaten
  • afspraken koppelen aan relaties (bijvoorbeeld klanten of prospects), projecten, sales-items en customer care cases
  • facturabele uren registreren van de afspraak
  • afspraken via Google Mapps koppelen aan de adresgegevens van de afspraak locatie.
    • een actuele routeplanner op het gesynchroniseerde mobiele apparaat
      en
    • opname van de kilometers in je kilometerregistratie en op het gekoppelde project

Covide biedt meerdere extra’s binnen de module Agenda, waarbij naast het delen van je agenda met collega’s nog efficiënter kan werken.

Hoe organiseer ik onderhanden werk?

Onderhanden werk bevindt zich voor een belangrijk deel op het kruispunt van het klantdomein en de interne organisatie. Omdat CRM-systemen bijna allemaal alleen functionaliteiten bieden in het klantdomein, is klantgericht onderhanden werk vaak niet georganiseerd.

Vragen als: “Wie kan dit het beste oppakken?”, “Hoe groot is het belang van die afspraak?”, “Is het nu wel of (nog) niet gedaan?”, “Moet ik daar elke dag boven op zitten?” of “Wat is nu de status van de werkzaamheden?” worden dan op zijn best in een agenda, takenlijst of spreadsheet opgenomen en leiden vaak tot irritatie intern en met de (vergeten) klant.

Covide heeft tal van geïntegreerde tools om hierbij te helpen:

  • alle data is centraal opgeslagen en toegankelijk
  • de STER-functie in mail en notities; geef ik een e-mail of notitie een ster, dan kan ik hem (inclusief de aan de mail gekoppelde memo’s) actief blijven volgen, waar hij zich ook bevindt. Ik ben dan de enige, die die ster weer kan verwijderen. Een ster gegeven door een collega, zie ik ook in de archieven en actuele overzichten.
  • de STER-functie in projecten biedt de mogelijkheid om projecten extra te laten opvallen in een apart overzicht
  • op de Relatiekaart en Medewerkerskaart zijn alle nog actuele notities, klantcontacten, projecten, sales-items en Customer Care Cases actief opgenomen
  • de projectkaart biedt een overzicht van wat er al is gedaan, de status ten opzichte van financiële afspraken en/of urenafspraken, de planning (agenda’s en todo’s) én ingangen naar alle communicatie en documenten rond het betreffende project
  • elk sales-item en elke Customer Care Case bieden de actuele status inclusief de gekoppeld documenten en communicatie
  • mailfolders kunnen worden gedeeld met collega’s en mail kan – zelfs vanuit de concepten – ook naar al mijn eigen of met mij gedeelde mapjes worden verplaatst
  • in de met Covide geïntegreerde Google Drive kunnen tekstdocumenten,  spreadsheets en complete mappen met documenten worden gedeeld. Ook met relaties buiten de eigen organisatie. Daarbij kan er zelfs tegelijkertijd aan documenten en sheets worden gewerkt inclusief het aan document (bij een gedeelte) gekoppelde opmerkingen en groepschat naast het te bewerken document
  • via de met Covide  geïntegreerde G Suite kan via Google Hangout zelfs een videovergadering inclusief presentatie en het overnemen van een werkplek worden gerealiseerd.
  • via de module todo’s kunnen al deze zaken tenslotte worden gemonitord en aangestuurd

Kortom: met Covide beschik je over heel veel handige tools om incidenteel én structureel samen te werken ook aan allerlei onderhanden werk.

Wat kan ik met todo’s of taken?

Met de module todo’s (taken) in Covide heb je direct overzicht in al je eigen openstaande en afgeronde taken en – als je de juiste rechten hebt – ook die van je collega’s.

Een Covide todo is een uitgebreide taak, die gedurende een bepaalde periode gerealiseerd dient te worden. Dit komt tot uiting in het overzicht van de eigen todo’s of de todo’s die je aanmaakt voor collega’s om te managen. Wanneer de ingevoerde einddatum is verlopen, dan wordt de todo in vet en in rood weergegeven op uw dashboard.

Aan todo’s (taken) in Covide kunnen ook worden meegegeven:

  • status en prioriteit
  • budget (tijd en/of uren)
  • een specifieke code
  • links naar zowel interne als externe weblocaties
  • alarmeringen zowel op de desktop als semi-geautomatiseerd per e-mail

Met Covide heb je ook direct inzicht in openstaande taken per project, sales of customer care item omdat de todo’s gekoppeld kunnen worden aan deze modules. Je kunt eenvoudig een planningsoverzicht maken waarop de gekoppelde todo’s en agenda afspraken op terug te zien zijn.

Door bovenstaande integraties van taken met alle modules, kan je met todo’s (taken) veel overzicht verkrijgen over lopende en afgeronde taken binnen je totale organisatie voor meer efficiency.

administratorVeelgestelde vragen met commercieel raakvlak

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?