Veelgestelde vragen over G Suite

Veelgestelde vragen over Covide

Staat je er nog niet bij? Surf dan door naar de uitgebreide Cursus Handleiding

Filteren op Covide app


app-icon-total

app-icon-mail app-icon-address app-icon-files app-icon-m-s app-icon-projects

app-icon-calendar app-icon-todos app-icon-notes app-icon-campaign app-icon-cc-support app-icon-invoices

veilig-georganiseerd G Suite

Vragen over Covide en G Suite


Hoe veilig zijn Covide en G Suite?

Covide en G Suite (voorheen Google Apps) zijn veilig in het gebruik en beheer van alle bedrijfsgegevens. De gegevens worden opgeslagen in de Cloud op goed beheerde servers van Google en Covide, met een hoge mate van beschikbaarheid en veiligheid.

Het servernetwerk van Google is verdeeld in West-Europa en de VS. Dagelijks wordt geïnvesteerd in de beveiliging van de netwerken van servers. De netwerk servers van Google voldoen aan de aspecten Betrouwbaarheid, Vertrouwelijkheid en Beschikbaarheid vanuit WBP en WGBO. In 2011 voldeed Google aan ISAE 3402 en SSAE 16 en in 2012 is G Suite gecertificeerd op ISO 27001. Hiermee voldoet Google ook aan NEN 7510. Google en Covide voldoen ook allebei aan de nieuwe Europese wetgeving op het gebied van de privacy: de AVG/GDPR, die op 25 mei 2018 van kracht wordt.

In de praktijk log je op één plek in en heb je daarmee toegang tot zowel Covide als G Suite, omdat beiden met elkaar zijn geïntegreerd via OAuth. Je logt het liefst in via tweeweg authenticatie, omdat je dan elke keer een andere inlogsleutel krijgt, die niet eenvoudigweg kan worden ‘gekraakt’.

Daarmee is het gebruik van Covide en G Suite zeer veilig te noemen en heb je altijd de beschikking over actuele gegevens.

Hoe wordt data georganiseerd in Covide en G Suite?

In Covide wordt data georganiseerd door integratie van applicaties en opslag in databases, die door alle relevante applicaties zijn te benaderen.

Alle informatie over klanten wordt automatisch gekoppeld aan de relatie- en businesskaart. Adres, agenda afspraken, e-mail, notities, taken, sales, customer care, projecten, marketing en bestanden over èn met de klant worden daarmee gebundeld. Kennis en informatie is niet meer verspreid, maar wel voor iedereen (met voldoende rechten) inzichtelijk.

Het resultaat is een goed functionerende interne organisatie (voor meer rendement en werkplezier) èn het optimaliseren van het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Hoe kan ik efficiënter samenwerken met collega’s via de cloud?

Efficiënter samenwerken met collega’s en werken via de cloud zijn beide zeer actueel en gewenst. Met de geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite is dit nu direct mogelijk.

Covide biedt de mogelijkheden om de samenwerking efficiënter in te richten door unieke integratie van klantgegevens, projecten, e-mail, notities (interne e-mailverkeer wordt voorkomen), to-do’s en automatische email-archivering. Daarnaast biedt de integratie met G Suite nog meer functionaliteiten om eenvoudig online samen te werken in bijvoorbeeld bestanden of online te vergaderen.

Waarom nog wachten?
Optimaliseer vandaag nog naar meer productiviteit en organiseer onder andere de workflow voor efficiënter samenwerken met collega’s via cloud.

Wat biedt Covide bovenop het gebruik van G Suite?

De combinatie van G Suite en Covide draagt bij aan het centraal opslaan van én samenwerken met alle bedrijfsgegevens.

Informatie en kennis worden daarmee overzichtelijke gebundeld, zodat informatie niet meer verspreid staat op verschillende apparaten en plekken. Ook kunnen alle medewerkers, ongeacht tijd en plaats, samenwerken met actuele gegevens.

Door de geïntegreerde combinatie van Covide G Suite ontstaat een compleet online virtueel kantoor met volledig archief, waarmee handig samengewerkt kan worden én er complete controle is over alle bedrijfsinformatie en processen.

Dit betekent veel toegevoegde waarde voor een goed functionerende interne organisatie (voor meer rendement en werkplezier) èn het optimaliseren van het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Kijk ook eens op de websitepagina ‘Geïntegreerde systemen’

Is Google wel een betrouwbare partner?

De beantwoording van vraag of Google wel een betrouwbare partner is, is voor de gebruikers van Covide heel belangrijk, omdat beide platformen volledig met elkaar zijn geïntegreerd. Bij de ontwikkeling en samenwerking heeft Covide daar ook grondig onderzoek naar gedaan.

Het server netwerk van Google is verdeeld in West-Europa en de VS. Sinds 2008 werken wij nu met Google samen. In al die tijd heeft het netwerk zich bijzonder stabiel betoond. Het is altijd beschikbaar en, wanneer gebruik wordt gemaakt van dubbele authenticatie bij het inloggen, is het waarschijnlijk het meest betrouwbare en veilige systeem ter wereld.

Dagelijks wordt geïnvesteerd in de beveiliging van de netwerken van servers en voldoen de netwerken aan de aspecten Betrouwbaarheid, Vertrouwelijkheid en Beschikbaarheid vanuit WBP en WGBO. In 2011 voldeed Google aan ISAE 3402 en SSAE 16 en in 2012 is Google Apps gecertificeerd op ISO 27001. Hiermee voldoet Google ook aan NEN 7510.Google en Covide voldoen ook allebei aan de nieuwe Europese wetgeving op het gebied van de privacy: de AVG/GDPR, die op 25 mei 2018 van kracht wordt.

Google is derhalve voor Covide de best denkbare en betrouwbare partner gebleken.

Hoe bespaar ik kosten met G Suite?

Door gebruik te maken van G Suite Covide kun je kosten besparen op ICT beheer tot wel 75%. Hieronder de bespaarpunten op ICT-gebied op een rij:

  • Geen software licenties meer aanschaffen
  • Geen kosten en tijd investeren in software-updates
  • Geen extra kosten voor anti-spam of anti-pishing
  • Geen kosten meer voor een aparte IT-server ruimte
  • Geen kosten meer voor de aanschaf van servers en server software
  • Geen kosten meer voor eigen ICT-medewerkers of een in te huren extern ICT-bedrijf
  • Geen extra kosten voor het toegankelijk maken van gegevens voor thuiswerkers of gedetacheerde medewerkers
  • Een veel hogere beschikbaarheid en beveiliging dan met normale ICT te bereiken is

Naast bovenstaande bespaar punten op ICT-gebied, heeft het in gebruik nemen van de geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite ook een zeer positief effect op het rendement en de omzet. Covide ondersteunt namelijk de interne organisatie (voor meer rendement) èn optimaliseert het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Fors op kosten besparen met Covide en G Suite is daarmee een zeer haalbaar doel.

Wat moet ik installeren om gebruik te maken van Covdie en G Suite?

Om gebruik te kunnen maken van Covide en G Suite hoef je eigenlijk helemaal niets te installeren. De meeste internetters gebruiken namelijk al Chrome, de browser van Google, omdat die het snelst, handigst en veiligst in gebruik is en zichzelf automatisch update.

Wanneer je van een Chromebook gebruik maakt, hoef je zelfs helemaal niets te installeren. Met het compleet geïntegreerde systeem van Covide met G Suite kun je snel en veilig aan de slag. Door het gebruik wordt je interne organisatie en klantdomein ondersteund en kun je overal veilig werken ongeacht tijd en plaats.

Software en updates worden uitgevoerd door Covide en Google. Je bespaart daarmee fors op ICT beheer, updates, software en licenties.

Het installeren van software is dus niet nodig.

Kan ik mijn agenda delen met collega’s?

Je agenda delen met collega’s kan in Covide eenvoudig en snel door het aan of uit vinken van collega’s in de module agenda. Je hebt daarmee snel een overzicht van alle agenda’s. Uiteraard kun je bij het maken van een afspraak ook meteen een uitnodiging per e-mail aan de collega’s sturen.

Daarbij biedt de agenda van Covide als extra’s:

  • afspraken maken in de agenda’s van uw collega’s of groep
  • directe synchronisatie naar de G Suite agenda en daarmee ook de synchroniserende mobiele apparaten
  • afspraken koppelen aan relaties (bijvoorbeeld klanten of prospects), projecten, sales-items en customer care cases
  • facturabele uren registreren van de afspraak
  • afspraken via Google Mapps koppelen aan de adresgegevens van de afspraak locatie.
    • een actuele routeplanner op het gesynchroniseerde mobiele apparaat
      en
    • opname van de kilometers in je kilometerregistratie en op het gekoppelde project

Covide biedt meerdere extra’s binnen de module Agenda, waarbij naast het delen van je agenda met collega’s nog efficiënter kan werken.

Hoe organiseer ik onderhanden werk?

Onderhanden werk bevindt zich voor een belangrijk deel op het kruispunt van het klantdomein en de interne organisatie. Omdat CRM-systemen bijna allemaal alleen functionaliteiten bieden in het klantdomein, is klantgericht onderhanden werk vaak niet georganiseerd.

Vragen als: “Wie kan dit het beste oppakken?”, “Hoe groot is het belang van die afspraak?”, “Is het nu wel of (nog) niet gedaan?”, “Moet ik daar elke dag boven op zitten?” of “Wat is nu de status van de werkzaamheden?” worden dan op zijn best in een agenda, takenlijst of spreadsheet opgenomen en leiden vaak tot irritatie intern en met de (vergeten) klant.

Covide heeft tal van geïntegreerde tools om hierbij te helpen:

  • alle data is centraal opgeslagen en toegankelijk
  • de STER-functie in mail en notities; geef ik een e-mail of notitie een ster, dan kan ik hem (inclusief de aan de mail gekoppelde memo’s) actief blijven volgen, waar hij zich ook bevindt. Ik ben dan de enige, die die ster weer kan verwijderen. Een ster gegeven door een collega, zie ik ook in de archieven en actuele overzichten.
  • de STER-functie in projecten biedt de mogelijkheid om projecten extra te laten opvallen in een apart overzicht
  • op de Relatiekaart en Medewerkerskaart zijn alle nog actuele notities, klantcontacten, projecten, sales-items en Customer Care Cases actief opgenomen
  • de projectkaart biedt een overzicht van wat er al is gedaan, de status ten opzichte van financiële afspraken en/of urenafspraken, de planning (agenda’s en todo’s) én ingangen naar alle communicatie en documenten rond het betreffende project
  • elk sales-item en elke Customer Care Case bieden de actuele status inclusief de gekoppeld documenten en communicatie
  • mailfolders kunnen worden gedeeld met collega’s en mail kan – zelfs vanuit de concepten – ook naar al mijn eigen of met mij gedeelde mapjes worden verplaatst
  • in de met Covide geïntegreerde Google Drive kunnen tekstdocumenten,  spreadsheets en complete mappen met documenten worden gedeeld. Ook met relaties buiten de eigen organisatie. Daarbij kan er zelfs tegelijkertijd aan documenten en sheets worden gewerkt inclusief het aan document (bij een gedeelte) gekoppelde opmerkingen en groepschat naast het te bewerken document
  • via de met Covide  geïntegreerde G Suite kan via Google Hangout zelfs een videovergadering inclusief presentatie en het overnemen van een werkplek worden gerealiseerd.
  • via de module todo’s kunnen al deze zaken tenslotte worden gemonitord en aangestuurd

Kortom: met Covide beschik je over heel veel handige tools om incidenteel én structureel samen te werken ook aan allerlei onderhanden werk.

administratorVeelgestelde vragen over G Suite

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?