Veelgestelde vragen over inrichting

Veelgestelde vragen over Covide

Staat je er nog niet bij? Surf dan door naar de uitgebreide Cursus Handleiding

Filteren op Covide app


app-icon-total

app-icon-mail app-icon-address app-icon-files app-icon-m-s app-icon-projects

app-icon-calendar app-icon-todos app-icon-notes app-icon-campaign app-icon-cc-support app-icon-invoices

veilig-georganiseerd Inrichting

Vragen over het inrichten van Covide


Hoe verloopt de implementatie van Covide?

De implementatie van Covide verloopt niet vanuit het product, maar vanuit jouw vragen en wensen, gericht op jouw organisatie. Vanuit dit uitgangspunt start het implementatietraject met begeleiding van vakbekwame consultants met jaren ervaring.

We hanteren daarbij bij voorkeur na de opdrachtverstrekking en in combinatie met de Overstapservice de volgende stappen:

  • Aan de hand van een 12-tal vragen en een open gesprek op directie- en/of managementniveau krijgen we een helder beeld van je wensen en behoeften
  • Er wordt een kerngoep gevormd, die in elk geval gedurende de gehele implementatiefase als contactpersonen actief zullen blijven tussen jouw bedrijf en Covide
  • Op basis daarvan worden bij voorkeur op een locatie van de klant één of meerdere trainingen en/of workshops gegeven, waarbij de klant het systeem leert kennen gebaseerd op de eigen concrete situatie
  • Naast deze trainingen wordt directe ondersteuning geboden middels Google Hangout. Dit kan gebeuren op zowel initiatief van de klant als de consultant.

Met de focus op wat het Covide voor jouw organisatie en klantdomein kan betekenen, is elke implementatie afgestemd op jouw vragen en behoeftes voor een optimale invulling.

Heeft iedereen dezelfde Relatiekaart?

Het personaliseren van de relatiekaart in Covide geeft medewerkers meer overzicht en controle op zijn of haar werkzaamheden.

Iedere medewerker kan de relatiekaart op eigen wijze inrichten, zodat die aansluit bij de functie en werkwijze. Per relatie kan aangegeven worden welke blokken (e-mail, notities, sales, projecten etc.) actief moeten zijn en op welke plaats het blok gepositioneerd moet worden. Blokken die niet gebruikt worden kunnen eenvoudig uit het overzicht worden verwijderd (en eventueel later weer teruggezet).

Door het flexibel inrichten van de eigen CRM omgeving (relatiekaart, dashboard, kleurgebruik), is Covide snel aan te passen aan de wensen per medewerker en daarmee effectief in het dagelijks gebruik.

Wat moet ik installeren om gebruik te maken van Covdie en G Suite?

Om gebruik te kunnen maken van Covide en G Suite hoef je eigenlijk helemaal niets te installeren. De meeste internetters gebruiken namelijk al Chrome, de browser van Google, omdat die het snelst, handigst en veiligst in gebruik is en zichzelf automatisch update.

Wanneer je van een Chromebook gebruik maakt, hoef je zelfs helemaal niets te installeren. Met het compleet geïntegreerde systeem van Covide met G Suite kun je snel en veilig aan de slag. Door het gebruik wordt je interne organisatie en klantdomein ondersteund en kun je overal veilig werken ongeacht tijd en plaats.

Software en updates worden uitgevoerd door Covide en Google. Je bespaart daarmee fors op ICT beheer, updates, software en licenties.

Het installeren van software is dus niet nodig.

Kan ik de laatste contactmomenten met de klant zien?

Met Covide kan iedereen (met de juiste rechten) altijd de laatste contactmomenten met de klant zien in het blok ‘Historie’ op de relatiekaart. Dit blok is voor elke klant automatisch beschikbaar.

In Covide krijgt elke medewerker via de overzichtelijke relatiekaart vervolgens direct toegang tot alle bij die klant behorende gegevens en communicatie voor optimaal klantbeheer. De actuele situatie en historie van de klant beschikbaar van e-mails, notities, todo’s, projecten, sales en customer care items.

Voor optimale ondersteuning van klanten kan elke medewerker daarom niet alleen de laatste contactmomenten terugvinden, maar door koppelingen met alle 12 modules wordt er constant automatisch gebouwd aan een compleet klantdossier.

Hoe kan ik relaties overzichtelijk beheren?

Door in Covide de relaties labels of classificaties mee te geven, kun je klantrelaties overzichtelijk beheren en uitbouwen.

Voorzie daarmee je klanten alleen van informatie en advies op maat, omdat je weet welke producten de klant afneemt, in welke de klant geïnteresseerd is of waar geen interesse voor is.

Je kunt eenvoudig marketingacties opzetten en afstemmen op de klantbehoefte en er is meer inzicht in sales kansen bij huidige klanten. Met deze functionaliteit bespaar je een onnodige informatiestroom, voor meer rendement én adviseer je je klanten over de interessante producten, voor meer omzet.

Door het meegeven van labels of classificaties in Covide is behalen van rendementsverbetering en meer omzet een realistisch doel.

Kan ik in Covide alle selecties maken?

Selecties maken van je klanten is in Covide heel eenvoudig te doen via het toevoegen van classificaties op de relatiekaart of businesskaart.

Meerwaarde van het toekennen van classificaties aan relatie of businesskaart:

  • overzicht op je klanten door te selecteren op een specifieke classificatie (bijvoorbeeld: e-mailnieuwsbrief)
  • voor bepaalde gebruikers klanten afschermen in het centraal adresboek op basis van classificatie
  • e-mailarchieven opvragen gebaseerd op een classificatie, alle e-mail over deze classificatie wordt gebundeld
  • koppel business units (producten of diensten die u aanbiedt) aan classificaties, hiermee kan eenvoudig geselecteerd worden op klanten die een bepaald product/dienst afnemen
  • verstuur e-mails of nieuwsbrieven door te selecteren op classificatie, waardoor informatie wordt afgestemd op je klant en waarbij tracking kan worden toegepast

Selecties maken draagt in Covide bij aan een efficiënte ondersteuning van de interne organisatie en gerichte communicatie richting je klanten.

Kan ik mijn agenda delen met collega’s?

Je agenda delen met collega’s kan in Covide eenvoudig en snel door het aan of uit vinken van collega’s in de module agenda. Je hebt daarmee snel een overzicht van alle agenda’s. Uiteraard kun je bij het maken van een afspraak ook meteen een uitnodiging per e-mail aan de collega’s sturen.

Daarbij biedt de agenda van Covide als extra’s:

  • afspraken maken in de agenda’s van uw collega’s of groep
  • directe synchronisatie naar de G Suite agenda en daarmee ook de synchroniserende mobiele apparaten
  • afspraken koppelen aan relaties (bijvoorbeeld klanten of prospects), projecten, sales-items en customer care cases
  • facturabele uren registreren van de afspraak
  • afspraken via Google Mapps koppelen aan de adresgegevens van de afspraak locatie.
    • een actuele routeplanner op het gesynchroniseerde mobiele apparaat
      en
    • opname van de kilometers in je kilometerregistratie en op het gekoppelde project

Covide biedt meerdere extra’s binnen de module Agenda, waarbij naast het delen van je agenda met collega’s nog efficiënter kan werken.

Hoe organiseer ik onderhanden werk?

Onderhanden werk bevindt zich voor een belangrijk deel op het kruispunt van het klantdomein en de interne organisatie. Omdat CRM-systemen bijna allemaal alleen functionaliteiten bieden in het klantdomein, is klantgericht onderhanden werk vaak niet georganiseerd.

Vragen als: “Wie kan dit het beste oppakken?”, “Hoe groot is het belang van die afspraak?”, “Is het nu wel of (nog) niet gedaan?”, “Moet ik daar elke dag boven op zitten?” of “Wat is nu de status van de werkzaamheden?” worden dan op zijn best in een agenda, takenlijst of spreadsheet opgenomen en leiden vaak tot irritatie intern en met de (vergeten) klant.

Covide heeft tal van geïntegreerde tools om hierbij te helpen:

  • alle data is centraal opgeslagen en toegankelijk
  • de STER-functie in mail en notities; geef ik een e-mail of notitie een ster, dan kan ik hem (inclusief de aan de mail gekoppelde memo’s) actief blijven volgen, waar hij zich ook bevindt. Ik ben dan de enige, die die ster weer kan verwijderen. Een ster gegeven door een collega, zie ik ook in de archieven en actuele overzichten.
  • de STER-functie in projecten biedt de mogelijkheid om projecten extra te laten opvallen in een apart overzicht
  • op de Relatiekaart en Medewerkerskaart zijn alle nog actuele notities, klantcontacten, projecten, sales-items en Customer Care Cases actief opgenomen
  • de projectkaart biedt een overzicht van wat er al is gedaan, de status ten opzichte van financiële afspraken en/of urenafspraken, de planning (agenda’s en todo’s) én ingangen naar alle communicatie en documenten rond het betreffende project
  • elk sales-item en elke Customer Care Case bieden de actuele status inclusief de gekoppeld documenten en communicatie
  • mailfolders kunnen worden gedeeld met collega’s en mail kan – zelfs vanuit de concepten – ook naar al mijn eigen of met mij gedeelde mapjes worden verplaatst
  • in de met Covide geïntegreerde Google Drive kunnen tekstdocumenten,  spreadsheets en complete mappen met documenten worden gedeeld. Ook met relaties buiten de eigen organisatie. Daarbij kan er zelfs tegelijkertijd aan documenten en sheets worden gewerkt inclusief het aan document (bij een gedeelte) gekoppelde opmerkingen en groepschat naast het te bewerken document
  • via de met Covide  geïntegreerde G Suite kan via Google Hangout zelfs een videovergadering inclusief presentatie en het overnemen van een werkplek worden gerealiseerd.
  • via de module todo’s kunnen al deze zaken tenslotte worden gemonitord en aangestuurd

Kortom: met Covide beschik je over heel veel handige tools om incidenteel én structureel samen te werken ook aan allerlei onderhanden werk.

Wat kan ik met todo’s of taken?

Met de module todo’s (taken) in Covide heb je direct overzicht in al je eigen openstaande en afgeronde taken en – als je de juiste rechten hebt – ook die van je collega’s.

Een Covide todo is een uitgebreide taak, die gedurende een bepaalde periode gerealiseerd dient te worden. Dit komt tot uiting in het overzicht van de eigen todo’s of de todo’s die je aanmaakt voor collega’s om te managen. Wanneer de ingevoerde einddatum is verlopen, dan wordt de todo in vet en in rood weergegeven op uw dashboard.

Aan todo’s (taken) in Covide kunnen ook worden meegegeven:

  • status en prioriteit
  • budget (tijd en/of uren)
  • een specifieke code
  • links naar zowel interne als externe weblocaties
  • alarmeringen zowel op de desktop als semi-geautomatiseerd per e-mail

Met Covide heb je ook direct inzicht in openstaande taken per project, sales of customer care item omdat de todo’s gekoppeld kunnen worden aan deze modules. Je kunt eenvoudig een planningsoverzicht maken waarop de gekoppelde todo’s en agenda afspraken op terug te zien zijn.

Door bovenstaande integraties van taken met alle modules, kan je met todo’s (taken) veel overzicht verkrijgen over lopende en afgeronde taken binnen je totale organisatie voor meer efficiency.

Hoe archiveer ik mijn e-mail?

Onder het archiveren van e-mail wordt meestal verstaan het (handmatig) in aparte mapjes opslaan. Bij Covide is het uitgangspunt het opbouwen van een gedeeld en compleet klant-, project- of salesdossier.

E-mail wordt daarom automatisch gearchiveerd onder de betreffende relatie- en businesscard, wanneer het e-mailadres is opgenomen in het centraal adresboek. Ook wordt de e-mail semi-automatisch gearchiveerd onder het betreffende project en sales item.

Andere handige functies om je e-mail te beheren in Covide zijn bijvoorbeeld:

  • via buttons snel e-mail lezen, verwijderen en archiveren
  • memo koppelen aan een e-mail
  • e-mail verplaatsen naar collega (niet forwarden!) inclusief geschreven memo
  • mailarchieven toegankelijk maken voor selectie medewerkers
  • mailarchieven van relaties bundelen
  • samenwerken aan een concept e-mail
  • mailmappen delen met collega’s
  • mail automatisch filteren bij binnenkomst en plaatsen in een map
  • de STER-functie voor onderhanden werk
  • de scheiding tussen interne en externe e-mails.

Bij al deze extra en unieke functionaliteiten is het uitgangspunt steeds geweest om kopieën van e-mailtjes waar mogelijk te voorkomen, zodat controle blijft over de inbox en controle is over verantwoordelijkheden en taken.

Archiveer je e-mail dus eenvoudig met online Covide en voorkom daarmee een overvolle inbox.

administratorVeelgestelde vragen over inrichting

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?