Veelgestelde vragen over lean en meaningful

Veelgestelde vragen over Covide

Staat je er nog niet bij? Surf dan door naar de uitgebreide Cursus Handleiding

Filteren op Covide app


app-icon-total

app-icon-mail app-icon-address app-icon-files app-icon-m-s app-icon-projects

app-icon-calendar app-icon-todos app-icon-notes app-icon-campaign app-icon-cc-support app-icon-invoices

functioneel Lean en meaningful

Vragen over lean en meaningful


Hoe wordt data georganiseerd in Covide en G Suite?

In Covide wordt data georganiseerd door integratie van applicaties en opslag in databases, die door alle relevante applicaties zijn te benaderen.

Alle informatie over klanten wordt automatisch gekoppeld aan de relatie- en businesskaart. Adres, agenda afspraken, e-mail, notities, taken, sales, customer care, projecten, marketing en bestanden over èn met de klant worden daarmee gebundeld. Kennis en informatie is niet meer verspreid, maar wel voor iedereen (met voldoende rechten) inzichtelijk.

Het resultaat is een goed functionerende interne organisatie (voor meer rendement en werkplezier) èn het optimaliseren van het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Wat biedt Covide bovenop het gebruik van G Suite?

De combinatie van G Suite en Covide draagt bij aan het centraal opslaan van én samenwerken met alle bedrijfsgegevens.

Informatie en kennis worden daarmee overzichtelijke gebundeld, zodat informatie niet meer verspreid staat op verschillende apparaten en plekken. Ook kunnen alle medewerkers, ongeacht tijd en plaats, samenwerken met actuele gegevens.

Door de geïntegreerde combinatie van Covide G Suite ontstaat een compleet online virtueel kantoor met volledig archief, waarmee handig samengewerkt kan worden én er complete controle is over alle bedrijfsinformatie en processen.

Dit betekent veel toegevoegde waarde voor een goed functionerende interne organisatie (voor meer rendement en werkplezier) èn het optimaliseren van het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Kijk ook eens op de websitepagina ‘Geïntegreerde systemen’

Hoe draagt Covide bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat?

Covide draagt bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat door het efficiënt inrichten van bedrijfsprocessen en klantgegevens. Door de optimalisatie wordt behaald op zowel rendement als omzet. Daarnaast is het voor betrokken medewerkers hiermee veel aantrekkelijker om die betrokkenheid om te zetten in creatieve bijdragen. En tenslotte is daar klantgerichtheid; door Covide in de combinatie met betrokken medewekers als basis gezien voor elk bedrijf.

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat met behulp van goed ingezette CRM ondernemingen +/- 27% minder klantverlies leiden, teams efficiënter samenwerken en menselijke fouten worden geminimaliseerd door het automatisering van processen. Covide in de Cloud geïntegreerd met G Suite zorgt tevens voor besparing op ICT kosten en beheer.

Enkele recente onderzoeken:

  1. Het onderzoeksrapport ‘Fully engaged’, dat verscheen in januari 2016 en aantoonde, dat betrokken medewerkers voor voor liefst 516% mee inkomsten zorgen.
  2. Het Klant-tevredenheidsonderzoek 2016 door InfoQuest, dat in mei 2016 werd gepresenteerd en melding maakt van het feit, dat een 100% tevreden klant 14x meer omzet oplevert

Kan ik de laatste contactmomenten met de klant zien?

Met Covide kan iedereen (met de juiste rechten) altijd de laatste contactmomenten met de klant zien in het blok ‘Historie’ op de relatiekaart. Dit blok is voor elke klant automatisch beschikbaar.

In Covide krijgt elke medewerker via de overzichtelijke relatiekaart vervolgens direct toegang tot alle bij die klant behorende gegevens en communicatie voor optimaal klantbeheer. De actuele situatie en historie van de klant beschikbaar van e-mails, notities, todo’s, projecten, sales en customer care items.

Voor optimale ondersteuning van klanten kan elke medewerker daarom niet alleen de laatste contactmomenten terugvinden, maar door koppelingen met alle 12 modules wordt er constant automatisch gebouwd aan een compleet klantdossier.

Kan ik mijn agenda delen met collega’s?

Je agenda delen met collega’s kan in Covide eenvoudig en snel door het aan of uit vinken van collega’s in de module agenda. Je hebt daarmee snel een overzicht van alle agenda’s. Uiteraard kun je bij het maken van een afspraak ook meteen een uitnodiging per e-mail aan de collega’s sturen.

Daarbij biedt de agenda van Covide als extra’s:

  • afspraken maken in de agenda’s van uw collega’s of groep
  • directe synchronisatie naar de G Suite agenda en daarmee ook de synchroniserende mobiele apparaten
  • afspraken koppelen aan relaties (bijvoorbeeld klanten of prospects), projecten, sales-items en customer care cases
  • facturabele uren registreren van de afspraak
  • afspraken via Google Mapps koppelen aan de adresgegevens van de afspraak locatie.
    • een actuele routeplanner op het gesynchroniseerde mobiele apparaat
      en
    • opname van de kilometers in je kilometerregistratie en op het gekoppelde project

Covide biedt meerdere extra’s binnen de module Agenda, waarbij naast het delen van je agenda met collega’s nog efficiënter kan werken.

Hoe organiseer ik onderhanden werk?

Onderhanden werk bevindt zich voor een belangrijk deel op het kruispunt van het klantdomein en de interne organisatie. Omdat CRM-systemen bijna allemaal alleen functionaliteiten bieden in het klantdomein, is klantgericht onderhanden werk vaak niet georganiseerd.

Vragen als: “Wie kan dit het beste oppakken?”, “Hoe groot is het belang van die afspraak?”, “Is het nu wel of (nog) niet gedaan?”, “Moet ik daar elke dag boven op zitten?” of “Wat is nu de status van de werkzaamheden?” worden dan op zijn best in een agenda, takenlijst of spreadsheet opgenomen en leiden vaak tot irritatie intern en met de (vergeten) klant.

Covide heeft tal van geïntegreerde tools om hierbij te helpen:

  • alle data is centraal opgeslagen en toegankelijk
  • de STER-functie in mail en notities; geef ik een e-mail of notitie een ster, dan kan ik hem (inclusief de aan de mail gekoppelde memo’s) actief blijven volgen, waar hij zich ook bevindt. Ik ben dan de enige, die die ster weer kan verwijderen. Een ster gegeven door een collega, zie ik ook in de archieven en actuele overzichten.
  • de STER-functie in projecten biedt de mogelijkheid om projecten extra te laten opvallen in een apart overzicht
  • op de Relatiekaart en Medewerkerskaart zijn alle nog actuele notities, klantcontacten, projecten, sales-items en Customer Care Cases actief opgenomen
  • de projectkaart biedt een overzicht van wat er al is gedaan, de status ten opzichte van financiële afspraken en/of urenafspraken, de planning (agenda’s en todo’s) én ingangen naar alle communicatie en documenten rond het betreffende project
  • elk sales-item en elke Customer Care Case bieden de actuele status inclusief de gekoppeld documenten en communicatie
  • mailfolders kunnen worden gedeeld met collega’s en mail kan – zelfs vanuit de concepten – ook naar al mijn eigen of met mij gedeelde mapjes worden verplaatst
  • in de met Covide geïntegreerde Google Drive kunnen tekstdocumenten,  spreadsheets en complete mappen met documenten worden gedeeld. Ook met relaties buiten de eigen organisatie. Daarbij kan er zelfs tegelijkertijd aan documenten en sheets worden gewerkt inclusief het aan document (bij een gedeelte) gekoppelde opmerkingen en groepschat naast het te bewerken document
  • via de met Covide  geïntegreerde G Suite kan via Google Hangout zelfs een videovergadering inclusief presentatie en het overnemen van een werkplek worden gerealiseerd.
  • via de module todo’s kunnen al deze zaken tenslotte worden gemonitord en aangestuurd

Kortom: met Covide beschik je over heel veel handige tools om incidenteel én structureel samen te werken ook aan allerlei onderhanden werk.

Wat kan ik met todo’s of taken?

Met de module todo’s (taken) in Covide heb je direct overzicht in al je eigen openstaande en afgeronde taken en – als je de juiste rechten hebt – ook die van je collega’s.

Een Covide todo is een uitgebreide taak, die gedurende een bepaalde periode gerealiseerd dient te worden. Dit komt tot uiting in het overzicht van de eigen todo’s of de todo’s die je aanmaakt voor collega’s om te managen. Wanneer de ingevoerde einddatum is verlopen, dan wordt de todo in vet en in rood weergegeven op uw dashboard.

Aan todo’s (taken) in Covide kunnen ook worden meegegeven:

  • status en prioriteit
  • budget (tijd en/of uren)
  • een specifieke code
  • links naar zowel interne als externe weblocaties
  • alarmeringen zowel op de desktop als semi-geautomatiseerd per e-mail

Met Covide heb je ook direct inzicht in openstaande taken per project, sales of customer care item omdat de todo’s gekoppeld kunnen worden aan deze modules. Je kunt eenvoudig een planningsoverzicht maken waarop de gekoppelde todo’s en agenda afspraken op terug te zien zijn.

Door bovenstaande integraties van taken met alle modules, kan je met todo’s (taken) veel overzicht verkrijgen over lopende en afgeronde taken binnen je totale organisatie voor meer efficiency.

Hoe wordt e-mail chaos voorkómen?

Het voorkómen van e-mail chaos draagt bij aan efficiënt en effectief (samen) werken en meer overzicht op de werkzaamheden.

Via handige functies in Covide wordt e-mailverkeer overzichtelijk beheerd. Deze functies zijn

  • snel e-mail lezen
  • bladeren of verwijderen
  • automatisch archiveren
  • de STER-functie voor onderhanden werk
  • scheiding tussen interne en externe e-mails
  • automatische koppeling
  • en daaraan gerelateerde dossiervorming

Ook de forward en CC cultuur wordt door Covide hiermee ondervangen.

Bij Reply-to-all heeft Covide een handige icoon-functie toegevoegd, waardoor de in CC of BCC geadresseerde in een oogopslag ziet, dat de mail reeds is behandeld en gearchiveerd. Door met zijn muis boven die icoon te gaan ‘hangen’ ziet hij zelfs door wie en waar.

Hoe archiveer ik mijn e-mail?

Onder het archiveren van e-mail wordt meestal verstaan het (handmatig) in aparte mapjes opslaan. Bij Covide is het uitgangspunt het opbouwen van een gedeeld en compleet klant-, project- of salesdossier.

E-mail wordt daarom automatisch gearchiveerd onder de betreffende relatie- en businesscard, wanneer het e-mailadres is opgenomen in het centraal adresboek. Ook wordt de e-mail semi-automatisch gearchiveerd onder het betreffende project en sales item.

Andere handige functies om je e-mail te beheren in Covide zijn bijvoorbeeld:

  • via buttons snel e-mail lezen, verwijderen en archiveren
  • memo koppelen aan een e-mail
  • e-mail verplaatsen naar collega (niet forwarden!) inclusief geschreven memo
  • mailarchieven toegankelijk maken voor selectie medewerkers
  • mailarchieven van relaties bundelen
  • samenwerken aan een concept e-mail
  • mailmappen delen met collega’s
  • mail automatisch filteren bij binnenkomst en plaatsen in een map
  • de STER-functie voor onderhanden werk
  • de scheiding tussen interne en externe e-mails.

Bij al deze extra en unieke functionaliteiten is het uitgangspunt steeds geweest om kopieën van e-mailtjes waar mogelijk te voorkomen, zodat controle blijft over de inbox en controle is over verantwoordelijkheden en taken.

Archiveer je e-mail dus eenvoudig met online Covide en voorkom daarmee een overvolle inbox.

administratorVeelgestelde vragen over lean en meaningful

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?