Veelgestelde vragen over de samenwerkende Covide apps

Veelgestelde vragen over Covide

Staat je er nog niet bij? Surf dan door naar de uitgebreide Cursus Handleiding

Filteren op Covide app


 app-icon-total

app-icon-mail app-icon-address app-icon-files app-icon-m-s app-icon-projects

app-icon-calendar app-icon-todos app-icon-notes app-icon-campaign app-icon-cc-support app-icon-invoices

collaboration De samenwerkende Covide Apps

Vragen over de samenwerkende Covide apps


Hoe kan ik efficiënter samenwerken met collega’s via de cloud?

Efficiënter samenwerken met collega’s en werken via de cloud zijn beide zeer actueel en gewenst. Met de geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite is dit nu direct mogelijk.

Covide biedt de mogelijkheden om de samenwerking efficiënter in te richten door unieke integratie van klantgegevens, projecten, e-mail, notities (interne e-mailverkeer wordt voorkomen), to-do’s en automatische email-archivering. Daarnaast biedt de integratie met G Suite nog meer functionaliteiten om eenvoudig online samen te werken in bijvoorbeeld bestanden of online te vergaderen.

Waarom nog wachten?
Optimaliseer vandaag nog naar meer productiviteit en organiseer onder andere de workflow voor efficiënter samenwerken met collega’s via cloud.

Wat zijn de voordelen van een geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite?

De voordelen van de geïntegreerde oplossing van Covide en G Suite op een rij:

  • Kennis en informatie gebundeld in 1 systeem
  • Dossiervorming op klant-, project- en salesniveau
  • Meer overzicht en controle op de interne organisatie
  • Meer inzicht in uw klanten om klantgerichter te werken
  • Efficiënter samenwerken; altijd en overal met minder handelingen en fouten
  • Unieke e-mailafhandeling (automatische archivering, toepassing onderhanden werk)
  • Sales kansen optimaal benutten
  • Documenten kunnen delen met collega’s en klanten
  • Video vergaderen zonder kosten
  • Uw eigen TV-kanaal starten en onderhouden zonder extra kosten
  • 100% in de Cloud; Geen ICT gedoe meer, geen licentie, update en beheer kosten

Wil je meer informatie over de voordelen van Covide en G Suite? Neem dan snel contact met ons op.

Hoe kan ik gegevens synchroniseren in Covide?

Het synchroniseren van contacten, agenda afspraken en e-mail gegevens in Covide gaat automatisch naar al je mobiele apparaten door de integratie van G Suite en Covide.
Synchroniseren is eenvoudig in te stellen voor verschillende moderne devices, doordat het een standaard functionaliteit is van G Suite.
Covide en G Suite maken het je daarmee zo gemakkelijk mogelijk om je werk bij te houden, samen te werken en informatie te delen ongeacht tijd en plaats.
Behalve synchroniseren met alle bekende Googl-apps die op je Smartphone of Tablet worden geleverd, biedt Covide ook een (BETA) web-app voor alleen de e-mail, notities, adressen en projecten. Deze web-app synchroniseert niet, maar is realtime.

Je kunt het synchroniseren van Covide met I-phone applicaties eenmalig binnen enkele minuten instellen door het volgen van de stappen uitgelegd door Google (https://support.google.com/a/users/answer/138740?hl=en). Maar .. het is echt veel handiger, wanneer je de Google Apps voor je I-Phone installeert. In dat geval weet je zeker dat alles goed gaat.

Hoe kan ik relaties overzichtelijk beheren?

Door in Covide de relaties labels of classificaties mee te geven, kun je klantrelaties overzichtelijk beheren en uitbouwen.

Voorzie daarmee je klanten alleen van informatie en advies op maat, omdat je weet welke producten de klant afneemt, in welke de klant geïnteresseerd is of waar geen interesse voor is.

Je kunt eenvoudig marketingacties opzetten en afstemmen op de klantbehoefte en er is meer inzicht in sales kansen bij huidige klanten. Met deze functionaliteit bespaar je een onnodige informatiestroom, voor meer rendement én adviseer je je klanten over de interessante producten, voor meer omzet.

Door het meegeven van labels of classificaties in Covide is behalen van rendementsverbetering en meer omzet een realistisch doel.

Kan ik in Covide alle selecties maken?

Selecties maken van je klanten is in Covide heel eenvoudig te doen via het toevoegen van classificaties op de relatiekaart of businesskaart.

Meerwaarde van het toekennen van classificaties aan relatie of businesskaart:

  • overzicht op je klanten door te selecteren op een specifieke classificatie (bijvoorbeeld: e-mailnieuwsbrief)
  • voor bepaalde gebruikers klanten afschermen in het centraal adresboek op basis van classificatie
  • e-mailarchieven opvragen gebaseerd op een classificatie, alle e-mail over deze classificatie wordt gebundeld
  • koppel business units (producten of diensten die u aanbiedt) aan classificaties, hiermee kan eenvoudig geselecteerd worden op klanten die een bepaald product/dienst afnemen
  • verstuur e-mails of nieuwsbrieven door te selecteren op classificatie, waardoor informatie wordt afgestemd op je klant en waarbij tracking kan worden toegepast

Selecties maken draagt in Covide bij aan een efficiënte ondersteuning van de interne organisatie en gerichte communicatie richting je klanten.

Kan ik in Covide urenregistratie en kilometerregistratie toepassen?

Met Covide kan urenregistratie en kilometerregistratie worden gekoppeld aan medewerkers, klanten en daaraan gekoppelde agenda afspraken en projecten.

Omdat het systeem webbased is, kan de registratie overal worden ingeveird ongeacht tijd en plaats. Zo is er altijd actueel (financieel) overzicht.

Per (deel)project kan het aantal te besteden uren en/of budget worden ingegeven, waardoor er grip word gehouden op het verloop. De alert functie in Covide wordt actief als de limieten van budget en/of uren in zicht komen.

Met Covide zijn het toepassen van urenregistratie en kilometerregistratie handige tools voor meer overzicht en controle.

Hoe draagt Covide bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat?

Covide draagt bij aan het optimaliseren van het bedrijfsresultaat door het efficiënt inrichten van bedrijfsprocessen en klantgegevens. Door de optimalisatie wordt behaald op zowel rendement als omzet. Daarnaast is het voor betrokken medewerkers hiermee veel aantrekkelijker om die betrokkenheid om te zetten in creatieve bijdragen. En tenslotte is daar klantgerichtheid; door Covide in de combinatie met betrokken medewekers als basis gezien voor elk bedrijf.

Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat met behulp van goed ingezette CRM ondernemingen +/- 27% minder klantverlies leiden, teams efficiënter samenwerken en menselijke fouten worden geminimaliseerd door het automatisering van processen. Covide in de Cloud geïntegreerd met G Suite zorgt tevens voor besparing op ICT kosten en beheer.

Enkele recente onderzoeken:

  1. Het onderzoeksrapport ‘Fully engaged’, dat verscheen in januari 2016 en aantoonde, dat betrokken medewerkers voor voor liefst 516% mee inkomsten zorgen.
  2. Het Klant-tevredenheidsonderzoek 2016 door InfoQuest, dat in mei 2016 werd gepresenteerd en melding maakt van het feit, dat een 100% tevreden klant 14x meer omzet oplevert

Kan ik mijn agenda delen met collega’s?

Je agenda delen met collega’s kan in Covide eenvoudig en snel door het aan of uit vinken van collega’s in de module agenda. Je hebt daarmee snel een overzicht van alle agenda’s. Uiteraard kun je bij het maken van een afspraak ook meteen een uitnodiging per e-mail aan de collega’s sturen.

Daarbij biedt de agenda van Covide als extra’s:

  • afspraken maken in de agenda’s van uw collega’s of groep
  • directe synchronisatie naar de G Suite agenda en daarmee ook de synchroniserende mobiele apparaten
  • afspraken koppelen aan relaties (bijvoorbeeld klanten of prospects), projecten, sales-items en customer care cases
  • facturabele uren registreren van de afspraak
  • afspraken via Google Mapps koppelen aan de adresgegevens van de afspraak locatie.
    • een actuele routeplanner op het gesynchroniseerde mobiele apparaat
      en
    • opname van de kilometers in je kilometerregistratie en op het gekoppelde project

Covide biedt meerdere extra’s binnen de module Agenda, waarbij naast het delen van je agenda met collega’s nog efficiënter kan werken.

Wat kan ik met todo’s of taken?

Met de module todo’s (taken) in Covide heb je direct overzicht in al je eigen openstaande en afgeronde taken en – als je de juiste rechten hebt – ook die van je collega’s.

Een Covide todo is een uitgebreide taak, die gedurende een bepaalde periode gerealiseerd dient te worden. Dit komt tot uiting in het overzicht van de eigen todo’s of de todo’s die je aanmaakt voor collega’s om te managen. Wanneer de ingevoerde einddatum is verlopen, dan wordt de todo in vet en in rood weergegeven op uw dashboard.

Aan todo’s (taken) in Covide kunnen ook worden meegegeven:

  • status en prioriteit
  • budget (tijd en/of uren)
  • een specifieke code
  • links naar zowel interne als externe weblocaties
  • alarmeringen zowel op de desktop als semi-geautomatiseerd per e-mail

Met Covide heb je ook direct inzicht in openstaande taken per project, sales of customer care item omdat de todo’s gekoppeld kunnen worden aan deze modules. Je kunt eenvoudig een planningsoverzicht maken waarop de gekoppelde todo’s en agenda afspraken op terug te zien zijn.

Door bovenstaande integraties van taken met alle modules, kan je met todo’s (taken) veel overzicht verkrijgen over lopende en afgeronde taken binnen je totale organisatie voor meer efficiency.

Hoe wordt data georganiseerd in Covide en G Suite?

In Covide wordt data georganiseerd door integratie van applicaties en opslag in databases, die door alle relevante applicaties zijn te benaderen.

Alle informatie over klanten wordt automatisch gekoppeld aan de relatie- en businesskaart. Adres, agenda afspraken, e-mail, notities, taken, sales, customer care, projecten, marketing en bestanden over èn met de klant worden daarmee gebundeld. Kennis en informatie is niet meer verspreid, maar wel voor iedereen (met voldoende rechten) inzichtelijk.

Het resultaat is een goed functionerende interne organisatie (voor meer rendement en werkplezier) èn het optimaliseren van het klantdomein (voor meer omzet en klanttevredenheid).

Hoe wordt e-mail chaos voorkómen?

Het voorkómen van e-mail chaos draagt bij aan efficiënt en effectief (samen) werken en meer overzicht op de werkzaamheden.

Via handige functies in Covide wordt e-mailverkeer overzichtelijk beheerd. Deze functies zijn

  • snel e-mail lezen
  • bladeren of verwijderen
  • automatisch archiveren
  • de STER-functie voor onderhanden werk
  • scheiding tussen interne en externe e-mails
  • automatische koppeling
  • en daaraan gerelateerde dossiervorming

Ook de forward en CC cultuur wordt door Covide hiermee ondervangen.

Bij Reply-to-all heeft Covide een handige icoon-functie toegevoegd, waardoor de in CC of BCC geadresseerde in een oogopslag ziet, dat de mail reeds is behandeld en gearchiveerd. Door met zijn muis boven die icoon te gaan ‘hangen’ ziet hij zelfs door wie en waar.

Hoe archiveer ik mijn e-mail?

Onder het archiveren van e-mail wordt meestal verstaan het (handmatig) in aparte mapjes opslaan. Bij Covide is het uitgangspunt het opbouwen van een gedeeld en compleet klant-, project- of salesdossier.

E-mail wordt daarom automatisch gearchiveerd onder de betreffende relatie- en businesscard, wanneer het e-mailadres is opgenomen in het centraal adresboek. Ook wordt de e-mail semi-automatisch gearchiveerd onder het betreffende project en sales item.

Andere handige functies om je e-mail te beheren in Covide zijn bijvoorbeeld:

  • via buttons snel e-mail lezen, verwijderen en archiveren
  • memo koppelen aan een e-mail
  • e-mail verplaatsen naar collega (niet forwarden!) inclusief geschreven memo
  • mailarchieven toegankelijk maken voor selectie medewerkers
  • mailarchieven van relaties bundelen
  • samenwerken aan een concept e-mail
  • mailmappen delen met collega’s
  • mail automatisch filteren bij binnenkomst en plaatsen in een map
  • de STER-functie voor onderhanden werk
  • de scheiding tussen interne en externe e-mails.

Bij al deze extra en unieke functionaliteiten is het uitgangspunt steeds geweest om kopieën van e-mailtjes waar mogelijk te voorkomen, zodat controle blijft over de inbox en controle is over verantwoordelijkheden en taken.

Archiveer je e-mail dus eenvoudig met online Covide en voorkom daarmee een overvolle inbox.

administratorVeelgestelde vragen over de samenwerkende Covide apps

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?