Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

Op zakenreis? Hoe blijf je betrokken bij belangrijke communicatie?


Bruggen-bouwen | Samenwerken rondom mail

Lukt dat? Optimaal samenwerken als je collega aan de andere kant van de wereld zit?

De druk van de giga deadline voel je op jouw schouders rusten. Want aan jou de eer om de laatste puntjes op de i te zetten. En dan dreigt het ook nog eens mis te gaan... Herkenbaar? Lees mee!

Een situatieschets uit de praktijk:

Als Raymonds persoonlijke assistente is het mijn voornaamste taak om hem zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Van agendabeheer tot het regelen van zijn vervoer en verblijf in het buitenland. Elk telefoontje of mailcontact loopt via mij. Raymond is CEO Benelux van een Amerikaans logistiek bedrijf. En verblijft momenteel in Boston om een belangrijke conferentie bij te wonen.

Ik kijk op mijn horloge en reken hardop het tijdsverschil uit tussen Amsterdam en Boston. Het is 05.00 uur in Boston. Dat is wel erg vroeg om te bellen…

Check check, dubbelcheck
Het is 11.05 uur als ik de laatste punt in de mail tik en deze nog een keer voor de zekerheid doorlees. Het is een reply op een eerdere mail van een potentiële partner uit China. Een laatste mail met kleine aanpassingen voor een belangrijke deal omtrent transport vanuit en naar Azië. Het zijn de aanpassingen die de deal uiteindelijk rond maken en dus is het van belang dat dit zorgvuldig wordt gedaan. In een eerder kort telefonisch overleg gaf Raymond nadrukkelijk aan dat deze mailing vandaag voor 11.30 uur Nederlandse tijd verzonden moet worden. ‘Maar laat het me nog lezen voor je deze daadwerkelijk gaat versturen’ was zijn laatste opmerking.

Ik kijk nog een keer op de klok en besluit het erop te wagen om Raymond wakker te bellen.
Want over 10 minuten staat mijn volgende afspraak gepland en dus moet ik haast maken om de definitieve mail te verzenden. De lijn springt direct over op de voicemail. Dan maar via de receptie. De net iets te opgewekte receptioniste verbindt de lijn door met de kamer van Raymond, maar na enkele minuten wordt de verbinding verbroken. Intussen is het 11.10 uur en heb ik de mail nog niet kunnen verzenden. Ik probeer het nogmaals op zijn mobiel. Weer de voicemail.

Ik besluit de inhoud van mijn conceptmail te kopiëren in een Whatsapp-bericht en klik op verzenden. Dat werkt natuurlijk niet als zijn mobiel uit staat. Ik sla mijn laptop dicht en haast me naar de vergaderruimte. Onderweg bel ik opnieuw met de té opgewekte receptioniste en vraag haar mij weer door te verbinden met de kamer van Raymond. Na lang aandringen wordt de telefoon dan eindelijk opgenomen. Gelukkig! Ik besluit zijn geïrriteerde slaperige stem zoveel mogelijk te negeren en voel ineens veel sympathie voor de te opgewekte receptioniste die dagelijks met dit soort ‘vervelende wake-up-calls’ te maken zal hebben.

‘Wat een omslachtig gedoe!’
‘Ik heb je de inhoud van het concept in een whatsapp gestuurd wil je die nog even lezen?’
‘De batterij van mijn telefoon is leeg, kun je het niet per mail sturen?’
‘Dan halen we de deadline niet meer. Ik stap nu de vergadering in, zorg dat je mobiel is opgeladen en stuur mij de wijzigingen toe. Dan moet het lukken om de mail voor 11.30 uur te verzenden.’
‘Wat een omslachtig gedoe!’ buldert Raymond door de hoorn. Ok, ik neem aan dat de jetlag nu ontwaakt. Ik rol met m'n ogen, zucht nog eens en hervat het gesprek.
‘Raymond, het is nu niet anders. Stuur me de wijzigingen toe, dan verzend ik de mail op tijd’.

Het is 11.18 uur. Tijdens de vergadering houd ik mijn telefoon nauwlettend in de gaten. Als Raymond me nu belt zou ik de vergadering vroegtijdig moeten verlaten, waar collega’s niet blij mee zullen zijn. Dat is dan heel jammer... voor hun. Dit gaat voor. Ik word nerveuzer naarmate de tijd verstrijkt. Draai wat onrustig op m'n stoel en klik met de dop van m'n pen tot ergernis van mijn collega naast me.
Ah! Eindelijk! Op mijn telefoon verschijnt een whatsapp van Raymond ‘Hoe kan ik de mail aanpassen? Zo kunnen we de deal niet rondmaken!!!’.

Ik kijk op de klok. Het is intussen 11.25 uur. Ga ik die deadline nog halen…?!

De oplossing:samenwerken aan een conceptmail
Het was veel gemakkelijker geweest als in bovenstaand voorbeeld was samengewerkt aan een conceptmail. Zij stelt de mail op, met zijn handtekening, en seint hem in met het verzoek te checken. Hij kijkt na en geeft akkoord, zodat zij het uit zijn naam kan verzenden. Zélfs als je aan de andere kant van de wereld zit. Meer weten? Ontvang deze gratis whitepaper .


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?