Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

Dag collega (...en doei klantinformatie!)




Collega weg, informatie weg? Het vertrek van een collega hoeft niet voor extra werk en onnodige stress te zorgen. Het ligt er maar net aan hoe je georganiseerd bent.

Deze week een iets andere blog dan normaal met in de hoofdrol vriendin Suus en ondergetekende.

Het is woensdagmiddag als ik met Suus, een oude schoolvriendin, om tafel zit in een nieuw eettentje in ons kleine dorp. Ze maakt een vermoeide indruk en al snel komt ter sprake waarom.

‘Acht jaar geleden zijn collega Anna en ik tegelijkertijd begonnen bij dit Scandinavisch kledingbedrijf als accountmanager. We zijn even oud, hebben samen in Utrecht gestudeerd, gedreven door onze passie voor kleding en vastbesloten carrière te maken. We zagen elkaar niet vaak. Ik ben vooral werkzaam in de regio Brabant en Zuid-limburg. Anna had haar klanten vooral in Noord-Holland. We belden elkaar dagelijks, al was het maar om even te kunnen klagen over ‘zeikende’ klanten.’

'Het werd Anna allemaal teveel'
Ze vertelt verder: ‘In de afgelopen jaren is er op het persoonlijke vlak veel veranderd. We zijn intussen allebei getrouwd, hebben een gezin en zijn parttime gaan werken om de balans tussen werk en privé in evenwicht te houden. Na de komst van haar derde kind werd het Anna allemaal teveel. En na veel gepieker heeft ze uiteindelijk besloten om haar eigen carriere ‘on hold’ te zetten.

‘Vorige maand was haar afscheid. Intern is besloten dat ik tijdelijk haar klantenbestand overneem. Er moet een nieuwe medewerker komen. Maar er is nog geen serieuze kandidaat gevonden, dus zal het naar verwachting nog even duren.’

Ze zucht en neemt een slok van haar thee als ze haar verhaal vervolgt.
‘Gelukkig kan ik me uit onze gesprekken nog veel herinneren. Haar losse aantekeningen, haar mailwisselingen met klanten hebben we uit haar mailmap ‘verzonden’ en ‘verwijderde items’ gevist, uitgeprint en in een map opgeborgen. En alles in haar inbox hebben we op een grote berg gegooid en dat is een stagiaire nu aan het sorteren per relatie.‘

‘STOP! Je hebt wat?!’
Ja beste lezer, ik plak even een commercial break in m’n eigen verhaal om deze shock te kunnen verwerken.

Suus kijkt me licht geïrriteerd aan: ‘Lekkere overdreven reactie, El!’

Gezien haar reactie probeer ik m’n woorden zorgvuldig te kiezen:
‘Suus, het zou niet op deze manier moeten gaan. In dit geval vertrekt Anna zonder over te stappen naar een ander bedrijf. Het kost jou uren om haar informatie over te nemen en dan nog is het niet gekoppeld aan de klanten. En stel nou dat ze naar een ander bedrijf was overgestapt. Of (langdurig) ziek werd, maandenlang op wereldreis ging of…’ Ik wacht heel even voor ik verder ga.

‘Als klantinformatie niet centraal wordt opgeslagen, kan elke niet aanwezige collega een chaos binnen je organisatie veroorzaken.’

Hoe het anders kan? Centrale maildossiers!
Het was veel handiger geweest, wanneer binnen de organisatie van Suus de mail niet als privémail was behandeld. Door centrale mailarchivering onder klanten en projecten:

>> kun je collega’s handig en slim op de hoogte te brengen
>> hebben medewerkers toegang tot alle klant- of projectgerelateerde mail
>> blijft alle klant- en projectmail binnen je bedrijf, ook als collega’s vertrekken

Lees meer over hoe je zo veel werkstress voorkomt


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?