Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

"En toen waren we heel veel klantgegevens kwijt"


efficiënt en effectief omgaan met klantgegevens

Nee, deze blog gaat niet over het maken van back-ups of over cybercriminaliteit. Alhoewel ... misschien zou je als werkgever in dit geval soms wel in die richting willen denken.

Waar is die klantinformatie?

"Hé Karel, heb jij enig idee waar de mailtjes met Jensen Incorporate zijn gebleven over project X?"

Ik lig net lekker op de bank naar mijn favoriete Netflix serie te kijken, wanneer ik bruut word onderbroken door mijn mobiel. Dat ligt altijd vlak bij mijn hoofd, want je weet maar nooit ...

Dit keer zou ik willen, dat de batterij op was of ik geen bereik zou hebben of iets anders, waardoor ik niet zou hebben hoeven opnemen.

Want ik weet al wat er gaat volgen: er is iemand ziek of met vakantie of vertrokken en Margriet heeft gegevens nodig, die niet beschikbaar zijn. Ja en wie wordt er dan gebeld? Precies, Karel. Als partner binnen ons bedrijf ben ik sinds een paar maanden eindverantwoordelijk voor de gegevens van klanten. En van efficiënt en effectief omgaan met klantgegevens is helaas geen sprake. Dat moet veranderen!

Voel jij de pijn?

Ik denk, dat het in heel veel bedrijven zo zou kunnen gaan. En omdat e-mail met afstand het meest gebruikte communicatiemiddel is met klanten en andere relaties, wordt daar ook de meeste pijn gevoeld. En dan bedoel ik stress, die als pijn kan aanvoelen en mensen kan verlammen, waardoor ze fouten maken en minder presteren. En ik bedoel ook de pijn, die je als ondernemer of leidinggevende binnen een organisatie voelt, omdat er zo verschrikkelijk veel tijd verloren gaat aan vruchteloos zoeken naar een mailtje of een complete communicatie. Vooral als die communicatie plaatsvond tussen een collega die inmiddels is vertrokken en een belangrijke klant. Of communicatie over een lopend project, terwijl je betreffende collega een lang weekend op de skies staat, maar er wel opgeleverd moet worden.

Is mail met klanten privé of zakelijk?

Mail wordt in meer dan 90% van de bedrijven dan wel beschouwd als zakelijk, maar daar wordt absoluut niet naar gehandeld. Bestanden worden nog wel gearchiveerd, zodat iedereen er bij kan. Tenminste, binnen de bedrijfsmuren. Maar e-mail lijkt een privé-aangelegenheid. Mail wordt vrijwel nergens centraal gearchiveerd. Je bent als leidinggevende al blij, wanneer je collega 'zijn' mailtjes aan of van klanten zelf terug kan vinden. En je wordt natuurlijk helemaal gek als je merkt, dat de direct met net naar een andere baan vertrokken collega ook alle communicatie van van hem met je klanten is verdwenen.

Archiveer alle e-mail onder relaties en projecten

En het kan zoveel anders, zoveel efficiënter en effectiever. Sinds 1999 is er een in Nederland bedacht systeem op de markt, waar e-mail standaard wordt gearchiveerd onder een relatie en - waar gewenst - ook een project. Daarmee wordt je bedrijf veel minder kwetsbaar bij ziekte, vakanties of vertrek. Collega's houden elkaar via CC en BCC op de hoogte, terwijl niemand moeite hoeft te doen om mail te bewaren. Sterker, eenmaal gelezen gooi je die in CC of BCC aan jou gezonden e-mail gewoon weg. Alle betrokken medewerkers hebben namelijk altijd en overal toegang tot genoemde centrale archieven. Het voorkomt stress en communicatiefouten, het is efficiënt en uiterst effectief.

Ben jij al wakker? Surf dan naar https://www.covide.nl/Covide-Mail


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?