Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

E-mail. Een digitale tsunami? Hoe houd je overzicht?


Bruggen-bouwen | de digitale tsunami

E-mail. Het is het belangrijkste communicatiemiddel. We besteden er volgens onderzoek gemiddeld 2 uur per dag aan.

Deze week een ‘keukentafel-gesprek tussen mij en vriendinnen A. en N.

Rode draad
‘Het is de rode draad door mijn werkdag. Als ik ergens in kan verzuipen, dan is het wel in mail.’
Aan het woord is vriendin A. Vriendin A. is secretaresse bij een internationaal belastingkantoor. Een grote organisatie waar mail zowel intern als extern het belangrijkste communicatiemiddel is.

‘Kom op zeg, je laat je toch niet gek maken door een digitale postduif? Negeer de piepjes, blings en lichtsignalen op je mobiel. Of zet je geluid uit. Want jij bent baas over je eigen mailbox en niet andersom...! Vriendin N. mengt zich in het gesprek. Heeft duidelijk een andere mening. En een andere werkomgeving. Vriendin N. is docente Engels op een middelbare school.

Owee als je een e-mail mist
‘Haha, natuurlijk! Zo zou het moeten zijn, maar zeg eens eerlijk… hoe vaak check jij je mail?’ A. kijkt mij vragend aan en nog voordat ik antwoord heb kunnen geven vervolgt ze haar verhaal.
‘Goed, laat ik beginnen met biechten’ ‘E-mail drives me crazy!’ (om het theatrale gevoel te versterken gooit A. er graag een Engelse zin doorheen) ‘Ik word er soms gek van. Nou, gek is niet het juiste woord, eerder onrustig. Want bij elke piep of lichtsignaal word ik uit mijn concentratie gehaald. En verdwijnt de aandacht van datgeen waar ik op dat moment mee bezig ben. En weet je wat ik nog het aller-aller-allerergste vind? Mijn grijpgrage rechterhand die steeds naar die mobiel reikt. Ook op het moment dat er geen licht of piepsignaal af gaat. Want stel je voor dat je een licht of piepsignaal hebt gemist! Owee als je net die ene belangrijke mail over het hoofd hebt gezien… ‘

Het begint thuis al
A. past haar houding aan, recht haar rug en gaat verder met haar verhaal.
‘Weet je, het begint al zodra ik ‘s ochtends mijn eerste kop koffie zet. Nee, stop dat is niet waar.’ Ze houdt haar handen omhoog, denkt even na en vervolgt langzaam ‘het begint als ik de wekker op mijn mobiel uit zet.’ Ze gebruikt haar handen om het ongeloof te benadrukken. ‘Dan scan ik met een half oog snel alle mail, die ik de laatste 8 a 9 uur heb gemist.’

‘En dan ga ik dus naar beneden om koffie te zetten. Met mijn mobiel in de hand! En wanneer de koffie loopt, ga ik verder met mijn mail. Onder het mom van ‘alles wat ik nu lees en afhandel’ hoef ik straks niet meer te doen.’

‘Maar meestal valt het mee, hoor. Zijn het zo’n kleine 20 nieuwe mailtjes. Ik verwijder de reclameberichten, beantwoord de urgente mailtjes van klanten en markeer de minder urgente mails om later op te pakken. De resterende mailtjes die ik van collega’s heb gekregen in een reply, CC of BCC lees ik dan verder op kantoor.’

CC, BCC, reply
'En als ik dan 2 uur later op kantoor achter mijn computer kruip, ga ik weer verder. Het aantal mails is intussen toegenomen. Want naast de mails van collega’s die ik had laten staan zijn er weer zo’n 10 nieuwe berichten bijgekomen. Ik denk dat ik per dag ruim 2 uur besteed aan mail. Maar die mail van klanten is niet de grootste bulk. Juist de berichten van collega’s waar ik in CC, BCC of reply ben opgenomen veroorzaken een tsunami!’

Wat doe je eraan?
Vriendin A. haalt haar schouders op en kijkt mij aan ‘Ach ja, ik kan er niks aan veranderen. Dat heb jij toch ook?’
-‘Nou uhm… eigenlijk niet. Want de mailtjes die ik van collega’s ontvang zijn bij binnenkomst zo gemarkeerd dat ik ze snel kan scannen zonder te openen. En omdat e-mail na verzenden wordt opgeslagen in een centraal mailarchief, dus door mijn collega, kan ik de mail weggooien en blijft mijn mailbox dus leeg'.

De oplossing
De oplossing: op een slimme manier mail van collega’s scannen maakt het mogelijk om je inbox op efficiënte manier op orde te houden. Download hier de slimme tips.


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?