Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

Kun je van delen vermenigvuldigen maken ...?


Delen is vermenigvuldigen

"Tsjongejonge, waarom gebruik je je agenda nou niet gewoon als hulpmiddel? Jouw keuze kost jou, mij en alle collega's onnodig veel tijd!"

Je wilt niet weten, hoe vaak ik het bovenstaande heb gezegd en nog vaker gedacht. Misschien gaat het in veel meer organisaties zo. Feit is, dat je nog zoveel mooie tools kan introduceren binnen je organisatie om het werk efficiënter en effectiever te laten verlopen, maar als die tools vervolgens niet (goed) worden gebruikt, tsja ....

'Hoe komt dat nou?', heb ik me heel vaak afgevraagd.
In gesprek met klanten én medewerkers was het antwoord meestal: 'Vergeten' of 'Ben er in de drukte niet aan toegekomen.' Ik waag beide antwoorden toch te betwijfelen. Ik ben bang, dat het een kwestie is van zowel prioriteiten stellen als gestructureerd werken.

Prioriteiten stellen
Vooral in tijden van stress laten we ons al snel leiden door de waan van de dag. Er wordt me iets gevraagd en ik reageer direct. Immers, elke vraag is een directe prikkel en de neiging om op prikkels te reageren is immens groot. In een tijd dat we continue bloot worden gesteld aan heel veel prikkels, wordt het steeds meer zaak om daarmee om te leren gaan. Want ook andersom speelt dit issue: ik vraag iets en ga er - tenzij ik me bewust ben van de absurditeit van die gedachte - vanuit, dat ik ook onmiddellijk een reactie krijg. Eigenlijk is 'prioriteiten stellen' ook een vorm van 'gestructureerd werken'. Prioriteiten stellen is keuzes maken en de juiste dingen op het juiste moment doen. Dat doe je door je af te vragen, wat belangrijk is en wat minder (als je het niet afrondt, ontstaat er een probleem) en door je de urgentie af te vragen (moet het nu of kan het nog even wachten?)

Gestructureerd werken
Voordat je prioriteiten kunt stellen, moet je natuurlijk wel weten, waar je prioriteiten horen te liggen. Een goede taakomschrijving met kerntaken en doelen geven je de kans om een goede todo-lijst te maken. Bijvoorbeeld in de vorm van een checklist. Alle stappen als milestones om te komen tot het einddoel. En als de milestones echt in een absolute volgorde moeten, dan kies je in plaats van een checklist voor een super gestructureerde workflow.

En je agenda?
Met welke agendatool je ook werkt, je kan jouw agenda bijna altijd delen met je collega's. Dat dat nog steeds - ook waar het heel handig zou zijn - niet overal gebeurt, kan toch haast geen bewuste keuze zijn? Maar waarom kan je in al die bekende Agenda-tools de agenda-afspraak niet ook koppelen aan een relatie, project of salestraject? Als dat wel zou kunnen, was het delen van de agenda nog zoveel zinvoller. Dan immers zou je op een relatiekaart, een projectkaart, een kaart met het complete salestraject en de kaart van de betrokken medewerkers ook meteen de actieve agenda-afspraken kunnen zien?

Er is zo'n agenda ....
In 1999 kreeg ik te maken met een collega, die volgens de klant met hem had afgesproken, maar van die afspraak was de betrokken collega zich niet bewust. We verloren daardoor een zeer veelbelovende klant en ik baalde er ontzettend van. Gedeelde agenda's werden voor mij een topprioriteit. En daarbij ging het me dus niet alleen om het delen van de agenda met collega's. Ik wilde de inhoud van de agenda-afspraak ook delen met alle applicaties, waar een meerwaarde zou kunnen betekenen.

En de niet-accurate medewerker?
Natuurlijk staat of valt ook het nut van een gedeelde agenda bij de accuraatheid van de medewerker. Het bijzondere van het delen van informatie is echter, dat de niet-accurate medewerker in een systeem als geschetst veel eerder wordt herkend en ook veel beter kan worden begeleid. Dat maakt hem/haar efficiënter en effectiever voor je organisatie, terwijl samenwerken voor iedereen succesvoller en leuker wordt.

Delen is vermenigvuldigen. Tenminste als je het slim en handig doet.

Lees hier meer over het delen van agenda-functionaliteit in samenhang met flexibel samenwerken in een Virtueel Kantoor.


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?