Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

Wonen in je bekende werkwijze


Bekende werkwijze niet mogelijk

"Omdat er een technisch probleem was met inloggen in ons normale systeem kon ik daarin even niet werken. Heel fijn natuurlijk dat we een soort opvang hebben, maar wat was ik blij dat de storing over was en ik weer lekker terug kon naar mijn bekende werkwijze."

Het inleidende citaat is afkomstig van Karin, mijn vrouw en binnen ons bedrijf tevens verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer en de facturatie. De reden dat ik dit bericht met jullie deel, is eigenlijk heel simpel: als je de beschikking hebt over een systeem, waarin je bijna blindelings de weg weet, waar alle door jou gewenste gegevens aanwezig zijn en waarin je ook heel plezierig werkt, dan is het echt behelpen, wanneer dat even niet meer het geval is. Eigenlijk 'wonen' we namelijk in onze bekende werkomgeving. Dat is voor iedereen binnen een organisatie iets om rekening mee te houden. Lees je nog even mee?

Een opvang systeem?
De meeste organisaties zijn volledig afhankelijk van hun standaard automatisering. Wanneer daar iets mis mee is, dan is het hele bedrijf meteen onthand. We hebben er de laatste tijd nogal eens over gehoord door criminele acties. Via het zwakke afweersysteem van MS Windows worden complete bedrijven en zelfs ziekenhuizen platgelegd en gechanteerd. Simpelweg doordat gebruikers op een linkje in een e-mail klikten of een 'foute' website bezoeken. Door een beveiligde inlogprocedure, veilig cloudplatform én een opvang-systeem (met een duur woord failover) voor basisfunctionaliteit als werken met e-mail, agenda en documenten voorkom je de complete afhankelijkheid van je standaard automatisering en je bent ook de criminelen te slim af. Je kan dan weliswaar niet optimaal efficiënt werken, maar je medewerkers zijn ook niet volledig onthand. In deze blog neem ik je echter graag nog een stapje verder mee. Want juist dat op zich zelf prima opvang-systeem is de aanleiding tot deze blog.

De bekende standaard werkomgeving was niet beschikbaar
Karin was duidelijk, maar ook niet de enige met de hierboven geschreven opmerkingen. Wat was het probleem? Technisch gezien, was er een probleem ontstaan met het inloggen. De gebruikers konden daardoor niet inloggen op en werken in de standaard werkomgeving. Kern van het probleem was dus niet, dat ze helemaal niet konden werken. Nee, de gebruikers konden alleen niet inloggen in HUN standaard werkomgeving, hun virtuele kantoor. Het systeem, waarbinnen zij dagelijks vrijwel al hun werk kunnen doen. Plotseling was die bekende omgeving er (in dit geval slechts heel tijdelijk) niet meer. Dat er sprake was van paniek, is misschien teveel gezegd. Dat men zich - ondanks dat de gegevens en daarbij prima bruikbare applicaties (mail, agenda, documenten) gewoon beschikbaar waren - onthand voelde, is echter weer zwak uitgedrukt.

De samenhang tussen de gegevens ontbrak ...
Het enige wat eigenlijk echt ontbrak, was de samenhang tussen de klant-, project- en salesgegevens. Die complete samenhang bestaat hieruit, dat de gegevens niet op worden geslagen bij de applicatie, maar in een database, die ook door alle andere applicaties wordt gebruikt. E-mail, agenda's, contacten / relaties, documenten, projecten, taken, checklisten, workflow, sales (trajecten) etc. Al die applicaties gebruiken dezelfde database.

Lean management niet mogelijk ...
Die ene database voor alle gegevens bleek tijdens het (korte) werken in de failover inderdaad de nodige meerwaarde te hebben, doordat er daardoor koppelingen beschikbaar zijn. Koppelingen die automatische overzichten genereren. Overzichten, die je inzage geven betreffende klanten en projecten, maar ook de activiteit van medewerkers en daarmee de mogelijkheid om elkaar aan te sturen.

Je merkt meerwaarde pas, als je het mist ...
Alle eigen data was in de failover gewoon beschikbaar, maar de mogelijkheid van de meerwaarde van overzicht en lean management ontbrak. De meerwaarde waar je normaal gesproken nooit over nadenkt. Een meerwaarde die je eigenlijk pas opmerkt, wanneer je er (even) niet meer over kunt beschikken. Als leidinggevende denk je in zo'n situatie: "Ok, dan kan ik even niet zien, waar de medewerker mee bezig is, wat de stand van zaken van een project, sales-traject of bij een bepaalde klant is. So what? Ik kan wel een paar uurtjes zonder." De medewerker heeft een heel andere ervaring. Zijn werkomgeving is immers niet iets waar hij een paar uurtjes zonder kan. Het is - als het tenminste goed is - , de plek waarin hij zich thuis voelt.

"Ik miste ons eigen systeem, omdat het zo overzichtelijk is en duidelijk in je werken biedt."

Tsja, ik kan moeilijk net doen of het mij niets deed, deze ontboezemingen van klanten en ook mijn eigen vrouw.


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?