Blogs

De onderstaande blogs zijn gepubliceerd op de website bruggen-bouwen.nl

Focus




Een klein bedrijf met familiaire warmte en een platte organisatie heeft zo zijn charme.

Werknemers krijgen alle ruimte om zich te ontwikkelen, worden aangespoord initiatief te nemen en krijgen de vrijheid om een goed idee zelf uit te werken. Het resultaat, betrokken ondernemende werknemers met hart voor de zaak. Keerzijde, weinig focus.

Alleen maar winnaars zou je zeggen, de werkelijkheid is echter anders. Het gevaar van ‘te veel hooi op je vork nemen’ ligt namelijk gevaarlijk dichtbij. In een kleine organisatie is je takenpakket uitgebreid, word je geacht elkaar waar nodig te helpen en komt het regelmatig voor dat je ‘gevraagd’ wordt een of meerdere nieuwe taken erbij te nemen. Op zichzelf niets mis mee want je voelt je betrokken, gewaardeerd en ziet direct resultaat van jouw werk. Je denkt zelfs nog ruimte te hebben om met nieuwe initiatieven te komen en deze verder te ontwikkelen tot concrete acties. Enthousiasme maakt zich van je meester waardoor je het overzicht op je dagelijkse werkzaamheden langzaamaan verliest. De focus om je taken nauwkeurig uit te voeren is weg, veel liever blijf je werken aan je creatieve idee.

Een leuke afwisseling?
Gyliano Boessen kent zowel de positieve als de negatieve kanten van een familiair bedrijf maar al te goed. Van administratief medewerker ontwikkelde hij zich tot marketingcommunicatie medewerker van een kleine meubelketen. Ingegeven door het succes van het groeiende bedrijf werd Gyliano gevraagd om naast zijn administratieve werk marketingactiviteiten op zich te nemen. “In eerste instantie ging het om de promotiepakketten voor de winkels samen te stellen en gericht in te zetten ”, legt hij uit. “Vanuit leveranciers kreeg je namelijk van alles toegestuurd waarvan we de helft niet konden gebruiken.” Al snel werd het ‘marketing-pakket’ uitgebreid. Gyliano kon nu zijn creativiteit en commerciële fingerspitzengefühl de vrije loop laten met het ontwikkelen sales campagnes, image brand campagnes én het opzetten van social media. “Een mooie uitdagende periode want er zat ook nog een webshop aan te komen’, kijkt hij met enthousiasme terug. “Ik wilde meebouwen aan het groeiende succes en pakte alles aan.”
De eerste online jaren verliepen goed, er was veel progressie en de organisatie groeide hierin mee, zij het met horten en stoten want alles was nieuw in deze digitale wereld. Met de komst van de webshop was aantal werknemers uitgebreid met een magazijnmedewerker, een grafisch vormgever en een klantenservicemedewerker. Ook de werkzaamheden van de ‘oudgedienden’ werden weer uitgebreid, zo ook die van Gyliano. Op de voor hem inmiddels bekende manier werd hem gevraagd wat hij ervan zou vinden om ingewerkt te worden als back-up klantenservicemedewerker en ook het schrijven van de producttekst voor zijn rekening te nemen. Onder het mom van ‘is misschien wel een leuke afwisseling’. “Weigeren was geen optie, tenminste dat kwam niet in me op en ik dacht, dat doe ik er wel ff bij”, vertelt Gyliano. “Dat bleek een vergissing want nadat ik was ingewerkt was ik meer bezig met de klantenservice en productteksten schrijven dan met mijn marketingtaken.”

Aan de bel trekken
In een tijdsbestek van een maand zag Gyliano alles veranderen. Daar waar hij voorheen digitale campagnes tot in de puntjes kon uitwerken moest hij nu genoegen nemen met het uitwerken en uitvoeren van losstaande acties. “De directie had geen oog voor een zorgvuldige complete campagne. Omzet dat telde. Links om of rechts om,” kijkt Gyliano terug. En omdat de webshop goed draaide, geld in het laadje bracht, moest daar de volledige focus op. Met minimale middelen het maximale behalen. Alles kwam in het teken van meer onlinegroei – of beter gezegd meer directe omzet – te staan, zonder een duidelijke lange termijnstrategie. Belangrijkste speerpunt, klant is koning. Die moet verleid, overtuigd en overgehaald worden en dus moet de webshop zo aangenaam mogelijk worden ingericht, met de best mogelijke service. Webpagina’s optimaliseren en een goed functionerende klantenservice waren zogezegd belangrijker dan de digital marketingcampagnes. En zo gebeurde het onvermijdelijke, Gyliano ‘specialiseerde’ zich als klantenservicemedewerker en moest zijn marketingactiviteiten op een lager pitje zetten.

Uiteindelijk werd het Gyliano teveel. Door het flink uitgedijde takenpakket lukte het hem niet meer om te focussen en kwaliteit te leveren. Noodgedwongen besteedde hij geen tijd meer om resultaten te analyseren laat staan een lange termijnstrategie voor social media op te stellen. “Ik had geen rust, voelde me opgejaagd. De waan van de dag regeerde en ik ging erin mee”, zegt Gyliano. “Omdat ik alles maar half kon doen verloor ik het plezier. Om te voorkomen dat ik zou verzuipen trok ik aan de bel en heb gezegd dat ik zo niet verder kon.” Het kostte hem veel moed want de cultuur was er niet naar om iets niet (aan) te kunnen. Schouders eronder en gaan was altijd het devies.

Gelukkig werden de problemen waar Gyliano tegenaan liep onderkent. De eigenaar was het niet ontgaan dat het water aan z’n lippen stond en het niet meer kon bolwerken. Gyliano was hierin ook geen uitzondering, iedereen liep op z’n tandvlees. Weg waren de initiatiefrijke ondernemende werknemers. Om het tij te keren volgden intensieve gesprekken waarin alle werknemers zich konden uitspreken over de werkdruk, hun ambities en hoe het volgens hen anders moest. Het resulteerde in duidelijke afspraken, realistische takenpakketten waarin voor iedereen voldoende ruimte overbleef out-of-the-box te denken. Door de aanpassingen werd het weer mogelijk om goed te focussen op de belangrijkste werkzaamheden en kwam de ondernemende werknemer weer bovendrijven. Voor Gyliano veranderde er meer, want met het aannemen van een nieuwe klantenservicemedewerker kon hij zich weer volledig richten op creatieve meetbare marketingcampagnes.

Deze blog werd geïnspireerd door een toegezonden mail. Namen zijn gefingeerd.


Eerder verschenen blogs


administratorBlogs

Probeer Covide kosteloos uit

 

Je kan meteen beginnen in een online demo-kantoor.

Met behulp van onze uitgebreide Cursus Handleiding en persoonlijk contact vind je snel je weg.

 

>>  Gratis uitproberen?